RSE chez Mandarine Academy : le défi Digital Cleanup pour une utilisation plus responsable de OneDriveTemps de lecture : 5 minutes

La Responsabilité Sociétale des Entreprises est un enjeu de plus en plus important pour toutes les organisations. Dans cet article, découvrez une initiative récente de Mandarine Academy dans le cadre du numérique responsable à l’occasion du Digital Cleanup Day : notre challenge interne sur OneDrive !

La RSE, c’est quoi ?

La Responsabilité Sociétale des Entreprises, c’est l’intégration des enjeux du développement durable aux processus d’une entreprise. « Durable », sur le plan écologique, social, et économique.

En savoir plus : On vous parle RSE et formation

Le volet écologique inclue le numérique responsable, qui lui-même, comprend le Green IT : un usage respectueux de l’environnement des outils informatiques, numériques et digitaux.

Chez Mandarine Academy, nous sommes sensibles à cette question. En effet, dans notre accompagnement de la transformation digitale des entreprises, nous formons aussi les utilisateurs à un usage du numérique conscient de la planète.

Alors à l’occasion du Digital Cleanup Day, il était naturel de s’impliquer !

Et le Digital Cleanup Day ?

Le 18 mars dernier a eu lieu le Digital Cleanup Day. Il sensibilise à la pollution numérique, et à l’impact environnemental des équipements informatiques. On vous présentait alors 5 étapes pour un usage responsable du numérique en entreprise.

Et chez Mandarine Academy, alors ? Nos équipes se sont mobilisées pour réduire l’impact environnemental de l’entreprise. Pour cela, on s’est lancé un défi pour nettoyer et organiser nos espaces OneDrive.

Cette journée encourage chaque année en mars à faire le ménage dans ses outils digitaux. Mais aussi à être ambassadeur du mouvement, à en parler autour de soi, pour une prise de conscience environnementale globale.

C’est l’une des raisons pour lesquelles nous vous présentons notre challenge dans cet article, comme nous avons invité notre réseau à y participer sur Linkedin : ensemble, adoptons de meilleures pratiques numériques !

Le challenge pour les collaborateurs : ménage de printemps de OneDrive !

Dans le cadre du numérique responsable, notre challenge consiste à avoir la meilleure progression d’espace de stockage occupé dans OneDrive parmi les collaborateurs.

Une façon gamifiée d’encourager chacun à participer. Nettoyer les espaces OneDrive permet de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise, mais aussi de mieux organiser les fichiers, pour mieux travailler. Un exemple de la manière dont la démarche RSE présente des bénéfices pour l’entreprise et son organisation !

Le 8 mars, un état des lieux a été réalisé sur les espaces individuels des collaborateurs. Le constat : seuls 7% des fichiers stockés sont actifs !

Cela signifie qu’une grande partie des fichiers qui occupent nos espaces de stockage n’ont été ni édités ni consultés au cours du mois dernier.

Ce chiffre est à prendre avec souplesse : certains fichiers ne sont utilisés que quelques fois par an, mais restent nécessaires. Cependant, il met en évidence un problème de taille : beaucoup d’espace est occupé sans que cela soit nécessaire, et il y a une marge d’amélioration.

Le 24 mars, nous avons lancé le challenge à l’ensemble des équipes, avec une semaine pour tout changer : rendez-vous dans quelques jours pour découvrir les résultats de ce défi !

Mais pourquoi l’état de l’espace de stockage impacte-t-il l’environnement ?

L’enregistrement de données dans des Cloud est très pratique pour collaborer, travailler, et enregistrer de manière sécurisée nos fichiers. Mais il faut l’utiliser de manière responsable, car il consomme de l’énergie et a une emprunte carbone.

Par exemple, dans les outils Microsoft, tout est stocké en trois exemplaires, sur trois datacenters différents, pour des questions de sécurité. Les backups permettent d’assurer que des données importantes ne soient pas perdues. Une sécurité nécessaire aujourd’hui, car tout passe par le numérique.

Mais cela signifie que l’impact d’un fichier inutile est bien plus important qu’on ne le pense. S’ils ne sont plus nécessaires, il est donc temps de les supprimer pour limiter le besoin en stockage.

Comment trier mon espace de stockage ?

Les bonnes questions à se poser pour nettoyer ses fichiers 💡

Pour décider quels fichiers garder ou non, il est essentiel d’évaluer quelques points. D’abord, si le fichier est utile. Puis, s’il est exploité de la bonne manière.

Quelques questions à se poser afin de trier et nettoyer ses fichiers :

• Est-ce que je m’en sers régulièrement ?
• Si non, est-ce que cela pourra me servir de nouveau un jour ?
• Est-ce une copie, un doublon, une version obsolète ?
• S’agit-il de contenu personnel, ou professionnel ?
• Est-il pertinent de le garder à cet emplacement ?
• Dois-je plutôt le déplacer dans un espace collaboratif SharePoint partagé avec mes collègues ?

Le but de ce diagnostic est de ne garder que ce qui est nécessaire, sans perdre ce qui est important, et en s’organisant mieux.

Comment trier son OneDrive ? 🤓

Pour bien trier votre OneDrive, vous pouvez commencer par identifier les dossiers et documents qui occupent beaucoup d’espace.

Pour cela, dans OneDrive Online, rendez vous dans « paramètres », « autres paramètres », puis « métriques de stockage ». La place occupée par chaque dossier s’affiche alors. Cela vous aidera à savoir par où commencer !

Pour apprendre à mieux utiliser tous vos outils numériques, découvrez nos solutions de formation et d’accompagnement et notre catalogue complet sur les outils Microsoft 🚀

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