5 étapes pour un usage responsable du numérique en entreprise

14 Mar

Le digital cleanup day, ou la journée mondiale du nettoyage numérique, a lieu chaque année le troisième samedi de mars. Lancée par l’Institut du Numérique Responsable, cette journée a pour but de générer une prise de conscience sur la pollution numérique. Elle encourage à nettoyer ses données et offrir une seconde vie aux équipements informatiques.

En effet, le stockage de données consomme énormément d’énergie et a une réelle emprunte carbone. Les objets comme les téléphones portables et les ordinateurs produisent énormément de pollution de leur fabrication à leur fin de vie, surtout s’ils ne sont pas correctement recyclés.

Chez Mandarine Academy, on est sensibles au numérique responsable 🚀

Alors pour vous aider à consommer moins d’équipements et d’espace de stockage, voici 5 étapes pour participer en entreprise ou de façon individuelle !

1 : Identifier et répartir les responsabilités

Si vous participez au Digital Cleanup Day en entreprise avec vos équipes, définissez une stratégie et répartissez les tâches pour que chacun sache sur quoi se concentrer.

Qui s’occupe des documents stockés dans Teams, qui du Cloud, qui fait le tour des bureaux pour récupérer souris et claviers défectueux ?

Parce qu’ensemble on travaille mieux à condition d’être bien organisé, attribuez un rôle à chaque collaborateur qui participe.

Si vous travaillez seul sur le nettoyage de vos propres données, établissez une liste de ce qui est encore à faire pour vous organiser.

2 : Faire l’état des lieux

Combien de documents sont stockés, d’équipes Teams inutilisées, de mails archivés ?

Où sont stockées toutes ces données, et lesquelles sont réellement utiles ?

Faites la liste de tout ce qui existe actuellement sur vos appareils et serveurs, les volumes stockés…cela vous permettra d’évaluer la situation initiale afin d’avoir un point de référence au cours du processus. Et à la fin, vous pourrez voir votre progrès et peut-être viser un objectif encore plus ambitieux la prochaine fois !

3 : Etablir des règles

Décidez combien de versions d’un projet doivent être gardées, définissez une durée de vie pour chaque type de fichier. Une fois le ménage de printemps terminé, il faudra le maintenir, grâce à ces règles établies à l’avance.

Certaines de ces opérations peuvent être automatisées, déplaçant ou supprimant automatiquement des fichiers après un certain temps sans ouverture. Cela réduit le temps de travail dédié au tri des données.

Les entreprises stockent énormément de données. Beaucoup sont nécessaires à l’organisation, mais d’autres sont dormantes. Ces données inutiles contribuent à la pollution digitale ainsi qu’à une confusion générale lorsqu’on recherche un document.

Quand un projet est terminé, il peut être archivé, et après un temps donné sans être consultés, certains documents comme des versions non retenues ou des brouillons peuvent être définitivement supprimés. D’anciens documents de travail sur des projets achevés ou encore des communications datant de plusieurs années n’ont pas besoin d’être gardées.

Pour ne pas perdre de données importantes, assurez vous que les règles soient définies et claires en interne.

4 : Nettoyer !

Le matériel : Recycler les appareils qui ne fonctionnent plus, répertorier ceux qui ont besoin d’être réparés ou réinitialisés afin de prolonger leur durée de vie. La production d’équipements numériques a un impact environnemental important. Tout au long de leur utilisation, ils consomment de l’énergie. Puis une fois qu’ils ne fonctionnent plus, s’ils ne sont pas recyclés correctement, ils présentent des risques et polluent. Alors pour réduire cet impact, il faut consommer moins d’équipements en prenant soin de ceux que l’on possède déjà !

Le digital : Boîte mail, Teams, Cloud, fichiers enregistrés sur votre ordinateur, tablette ou téléphone… Le stockage excessif de données impacte inutilement le bon fonctionnement des équipements. De plus, il consomme de l’énergie et a donc une emprunte carbone. La pollution digitale est aussi causée par tout ce que nous stockons inutilement.

Que faut-il trier, supprimer, vider ? Voici quelques idées :

5 : Etablir un programme

Continuez de nettoyer vos données régulièrement ! Si c’est la première fois que vous participez à l’initiative, il se peut que la tâche soit chronophage. Mais en faisant une habitude de ces bonnes pratiques de stockage des données, votre nouvelle organisation sera bien plus simple à maintenir.

Déterminez un temps de tri tous les mois par exemple, ou prenez quelques minutes par semaine pour supprimer doublons, brouillons et copies. Vous pouvez réserver un temps dans votre calendrier pour ne jamais négliger cette tâche.

Pour aller plus loin, formez-vous au numérique responsable ! Mandarine Academy produit des contenus RSE sur l’impact environnemental du digital. Par exemple, grâce à notre Webinar avec Highpoh, apprenez comment réduire votre impact environnemental à l’aide des outils Microsoft 365. Vous pourrez aussi apprendre sur notre plateforme DiLeaP 365 comment réduire votre emprunte numérique dans Teams grâce à un cours dédié.

Experts de la transformation numérique et digitale des entreprises, il nous tient à cœur de les aider à le faire de manière responsable.

Pour former vos équipes dans votre entreprise ou organisation, ces contenus et bien d’autres peuvent être hébergés sur une plateforme e-learning personnalisée à vos besoins. Contactez-nous pour trouver la solution qui convient le mieux à votre projet !