Adoption et utilisation des outils : quelle différence ?

24 Mai

L’adoption et l’utilisation des outils numériques s’est considérablement développée et accélérée à la suite de la Covid-19. Rapidement devenu le seul moyen pour les entreprises de faire face à la crise, le digital est devenu moteur de l’activité de plus de 53% des organismes, notamment pour le commerce local. Une digitalisation qui, parfois, ne s’est pas faite dans les règles de l’art . Les salariés se sont rapidement retrouvés submergés par une prise en main trop rapide et à distance.

En effet, dans l’étude fournie par l’ACSEL, 1 entreprise de commerce et de service sur 5 témoigne nécessiter d’un accompagnement sur le numérique. Parmi elles, 56% souhaitent un support technique, tandis que 84% demandent un support humain. C’est dans ce contexte particulier que l’utilisation simple des outils digitalisés ne suffit plus. Il est nécessaire pour les entreprises de former ses salariés à une adoption optimale de ces outils.

Quelle différence entre adoption et utilisation ? 🤨

Dans le cadre d’une conduite du changement, il est essentiel de s’assurer que les utilisateurs n’utilisent pas seulement les outils, mais les adoptent dans leur quotidien professionnel. En effet, l’utilisation d’un logiciel se définit par sa fréquence d’utilisation et les raisons pour lesquelles on l’utilise. Le logiciel va simplement répondre à un besoin simple, voire primaire.

L’adoption d’un outil, au contraire, inclut bien plus de paramètres. On va évaluer la capacité de l’utilisateur à s’approprier pleinement l’outil. En d’autres termes, l’adoption d’un outil va inclure une utilisation globale et optimale d’un logiciel, et non pas une utilisation « de surface » même si elle est régulière.

Plus les utilisateurs adopteront les outils à leurs objectifs de travail, plus l’accompagnement au changement sera une réussite durable pour l’entreprise.

L’utilisation, une étape nécessaire dans la formation 🚀

Même si l’adoption est l’objectif d’une digitalisation des outils, il ne faut pas sous-estimer l’utilisation de ces derniers. Nécessaire dans le processus d’accompagnement au changement, l’utilisation des outils va notamment s’opérer grâce à la formation. Votre parcours, qu’il soit à distance ou en e-learning, va permettre de répondre à toutes les questions responsables d’une résistance face au changement.

En effet, l’étape de formation sera une phase clé pour s’assurer de la bonne utilisation et compréhension de l’outil. De plus, si vos équipes sont multigénérationnelles, vous pourrez accompagner les collaborateurs ayant le plus de difficultés. Ainsi, vous assurerez la pertinence et l’uniformisation de la formation pour tous les niveaux.

Pourquoi viser l’adoption des outils numériques ? 🧐

L’enjeu majeur lorsqu’une entreprise s’engage dans la digitalisation de ses outils, c’est la rentabilité des investissements. On le sait, que ce soit la formation ou le matériel adéquat, un accompagnement au changement demande un budget conséquent. C’est pourquoi, il est essentiel que ce dernier réponde aux objectifs demandés.

En se concentrant uniquement sur l’utilisation primaire des logiciels, (qui ne répondent qu’a une seule tâche) vous ne permettez pas aux utilisateurs de réellement s’ancrer dans le changement. L’adoption permet à l’ensemble de l’organisme de créer une toute nouvelle dynamique interne, avec un fonctionnement plus efficace. Cette dynamique une fois révélée va faciliter des changements futurs avec un esprit d’équipe et une entraide renforcée au sein de l’entreprise.

Comment assurer l’adoption des outils ? 🤓

Pour assurer une bonne adoption, plusieurs options s’offrent à vous. Tout d’abord, soyez vigilent sur le choix des outils et sur la stratégie d’accompagnement qui l’encadre. En effet, c’est à ce moment clé que vous évaluerez le risque de résistance au changement, et que vous pourrez convaincre vos collaborateurs sur la valeur ajoutée de ce changement.

Une fois les bons outils choisis et compris par vos salariés, vous pouvez motiver l’adoption des outils en mettant en perspective le gain de nouvelles compétences. Que ce soit par une gratification, une certification ou encore un diplôme, vous devez motiver vos équipes à exploiter au maximum leurs nouveaux outils.

Enfin, pour évaluer les divers freins à cette adoption, ne sous-estimez pas le dialogue et notamment la culture du feedback. Essentielle à toutes les étapes du projet, vous aurez un retour sur l’évolution de votre conduite du changement et pourrez opérer les réajustements nécessaires dans l’adoption de ces nouveaux logiciels.