2 semaines de travail perdues par an : le manque de compétences numériques impacte la productivité de votre entrepriseTemps de lecture : 7 minutes

100 heures, ou 2 semaines de travail perdues par an et par collaborateur : cela représente un coût énorme pour les entreprises. Quand le manque de compétences numériques impacte tant la productivité, il est nécessaire de réfléchir à des solutions. Quelle est la source de ces problèmes, et comment y remédier ?

2 semaines de travail perdues par an dans les entreprises dû au manque de compétences sur les outils numériques

Une étude de Vanson Bourne réalisée pour Nexthink estime à 100 heures par an le temps de travail perdu dû à des difficultés informatiques dans les entreprises.

Cela représente 2 semaines de travail par collaborateur. En moyenne, les salariés rencontrent 4 incidents informatiques par semaine, dont la moitié ne sont pas déclarés au département IT. Pourtant, 76% des répondants à l’étude admettent que ne pas déclarer les incidents entraîne des problèmes encore plus importants. Les « petites pannes » tendent à ne pas être signalées : démarrage lent des ordinateurs ou outils, mauvaise connectivité internet, crashs… Elles font perdre du temps de travail, de précieuses minutes qui s’additionnent.

Dans les PME, qui gèrent plus fréquemment l’ensemble de leurs besoins numériques entièrement en interne, ce temps peut être multiplié et affecter encore plus le travail.

Mais 62% des salariés sont résolus, et déclarent que les pannes IT sont une norme dans leur entreprise. Il n’y a pas de volonté de régler les problèmes ou optimiser les processus. De nombreux collaborateurs tentent de résoudre les problèmes rencontrés avec le numérique par eux-mêmes.

Manque de compétences = perte de temps de travail

Aux petits « bugs » informatiques, ajoutons les problèmes engendrés par un manque de compétences et d’aisance numérique.  Une mauvaise manipulation d’un logiciel ou d’un outil digital peut entraîner un incident, que l’utilisateur ne saura pas résoudre seul. L’incapacité à trouver le bon outil ou à l’utiliser, ainsi que la difficulté à s’orienter dans les logiciels et applications rendent chaque tâche chronophage. En moyenne, ce sont 28 minutes perdues par incident.

Car pour remédier à ces problèmes, certains font leurs propres recherches sur internet, se perdant entre tutoriels obsolètes et forums de questions sans réponses.

D’autres font appel à un collègue à proximité, l’interrompant dans son travail.

La minorité qui contacte le service informatique interne peut parfois attendre longtemps pour obtenir une réponse.

Mais beaucoup abandonnent simplement la résolution du problème. Ils tentent tant bien que mal de continuer leur travail sans l’outil nécessaire.

Une baisse de la productivité du travail, mais pas seulement

La productivité d’un collaborateur est fortement affectée par le temps perdu à régler des problèmes informatiques. Ceux-ci provoquent de la frustration et du stress , ce qui nuit à l’épanouissement au travail, et affecte la rétention des collaborateurs. Les erreurs informatiques présentent aussi un risque pour la sécurité des informations. Ils peuvent causer des pertes de données ou des failles dans les systèmes. L’entreprise perd en rentabilité, et cela peut engendrer un environnement de tension entre collègues.

En effet, l’interruption de son travail pour assister un collègue est une perte de temps pour la personne qui lui vient en aide. 43% des employés déclarent qu’être interrompu par un collègue pour régler un problème informatique les empêche de performer de façon optimale au travail (Electric). Et l’effet s’accentue pour les plus jeunes. Les employés de la « génération Z », les 18-25 ans, sont 3 sur 5 à ressentir ce désavantage, causant une division entre les générations.

Enfin, la perte de temps liée au manque de compétences sur le numérique s’accentue pour les personnes en télétravail. Le télétravail et le travail hybride offrent une flexibilité dont on ne peut plus se passer aujourd’hui. Mais les télétravailleurs rencontrent inévitablement davantage de soucis numériques, car ils font tout depuis leur domicile. L’impact sur la productivité nullifie les avantages du travail à distance.

Alors pour en profiter pleinement, il faut donner toutes les clés aux collaborateurs pour résoudre en autonomie les problèmes inévitables comme les petites lenteurs informatiques du quotidien. Mais surtout pour éviter les véritables difficultés informatiques : méconnaissance des outils, hésitation face à l’emploi des logiciels, erreurs de manipulation causant des problèmes plus graves.

Faire monter en compétences pour remédier aux problèmes numériques

Pour réduire le temps perdu face aux problèmes informatiques, des mesures doivent être prises par les entreprises. L’upskilling ou montée en compétences donne les clés nécessaires pour que les collaborateurs deviennent autonomes face au numérique.

En renforçant la connaissance des outils, la formation réduit le volume de problèmes causés par un mauvais usage. Elle permet aussi aux utilisateurs de trouver seuls les solutions aux problèmes rencontrés, lorsqu’ils se confrontent à une nouvelle fonctionnalité par exemple. Pour les problèmes plus complexes, ils sauront les identifier et rechercher l’aide adéquate.

Les logiciels évoluent en moyenne tous les 3 mois. Il est donc inévitable que des problèmes surviennent si une formation continue n’est pas disponible. Une plateforme de formation en ligne hébergeant des contenus d’apprentissage permet de pallier ce problème en actualisant les compétences. Les salariés ont besoin de mettre à niveau leurs compétences pour suivre les évolutions du numérique.

L’accélération du numérique dans les entreprises suite à la crise Covid

Avec le confinement, la crise Covid a poussé le travail à distance et les salariés n’ont pas eu d’autre choix que de se confronter aux outils numériques. Avec cela, les entreprises qui contournaient le problème du manque de compétences ont dû changer de perspective.

« Depuis la Covid, les entreprises ont compris l’importance de former leurs collaborateurs sur les usages des outils. Il y a eu une prise de conscience, face à des métiers qui changent, et à la nécessité d’accompagner les salariés dans ce nouveau monde numérique. Auparavant, la formation avait uniquement lieu lors d’un changement d’outil. Désormais, elle doit être réalisée environ tous les trois mois. C’est à ce rythme que les éditeurs de logiciels apportent des modifications et de nouvelles fonctionnalités à leurs outils. Un apprentissage continu est donc nécessaire pour améliorer la performance des utilisateurs. »

Laurent Maurer, PDG de Mandarine Academy pour Forbes

Lorsque les connaissances deviennent obsolètes, la formation est une ressource pour en acquérir de nouvelles. En intégrant la plateforme de formation directement dans un outil de travail quotidien, DiLeaP for Teams permet aux collaborateurs de rechercher une information parmi les contenus afin de répondre à leurs problématiques en quelques secondes. Ils peuvent ainsi non seulement résoudre le problème à l’instant T, mais aussi apprendre comment y faire face seul à l’avenir.

Les plateformes de formation DiLeaP par Mandarine Academy offrent la possibilité de s’intégrer dans Teams, de disposer d’un catalogue complet sur les outils Microsoft 365, d’y ajouter des formations métiers et contenus spécifiques. Elles sont personnalisables pour votre entreprise ou organisation, et vont de paire avec un accompagnement expert par nos consultants.

Mandarine Academy est expert de l’accompagnement des entreprises dans leur transformation numérique. Contactez-nous pour découvrir nos services et booster la productivité de votre entreprise !

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Source : Etude Vanson Bourne pour Nexthink « Experience 2020 : Digital Employee Experience Today »