Pourquoi vos collaborateurs n’utilisent pas leurs nouveaux logiciels ?Temps de lecture : 4 minutes

La digitalisation des entreprises s’est accélérée depuis quelques années. De nombreux logiciels, voient le jour, avec l’objectif que les collaborateurs deviennent plus performants. Des logiciels qui dans le meilleur des cas sont rapidement adoptés par l’entreprise ou, totalement inutilisé par les équipes.

Ce gaspillage, cette perte est déjà soulignée en 2014 par une étude effectuée par 1E aux États-Unis et au Royaume-Unis. Elle révèle notamment qu’environ 34 milliards de dollars de « déchets de licence » annuels sont générés. En effet, environ 30% des applications imposées par les entreprises sont complètement inutilisées. Une question se pose alors : pourquoi ses nouveaux outils proposés aux équipes ne font pas l’unanimité ? Quels sont les raisons principales pour les utilisateurs ?

1. Ils ne comprennent pas l’intérêt de ses outils

Dans le cadre d’une digitalisation de l’entreprise, il est essentiel pour les dirigeants de proposer des outils sur lesquels les salariés pourront être satisfaits. Néanmoins, bien souvent, l’adoption de nouveaux outils est déployée sans un constat au préalable des besoins de chaque service. N’étant pas inclus dans les décisions, les équipes ne comprennent donc pas le changement. Pire, il ne voient pas la valeur ajoutée de ses nouveaux logiciels.

Ce manque de communication entre toutes les parties, provoque une forme de résistance au changement. Les collaborateurs devront abandonner une partie de leurs habitudes, et de leur confort pour se former sur un nouvel outil.

2. Ils ne savent pas s’en servir

Un autre facteur du refus d’utiliser ses nouveaux outils, est tout simplement le fait que les utilisateurs ne savent pas s’en servir. En effet, malgré la présence quotidienne du numérique dans nos vies, nous ne somme pas tous égaux dans notre utilisation face à ses derniers. Outre les écarts générationnels dans une entreprise, il subsiste toujours un déséquilibre de niveau notamment dans l’adoption de logiciels.

Certains outils ne possèdent pas une interface permettant de comprendre le logiciel de manière intuitive, et demande donc une formation. C’est pourquoi les entreprises préfèrent aujourd’hui opter pour une solution de formation personnalisée.  Que ce soit via une plateforme comportant déjà du contenu, ou une plateforme personnalisée, l’e-learning ne cesse de croitre.

Selon une enquête menée par ACSEL, 32 % des entreprises considèrent qu’elles ont besoin d’accompagnement pour faciliter l’appropriation des outils digitaux par les collaborateurs.

3. Vous avez déjà trop de logiciels à disposition

Il faut savoir qu’en moyenne un salarié utilise 8 outils maximum au quotidien. Ces outils lui permettent de : s’organiser, rechercher, s’informer, partager ou encore communiquer.  Ajoutez à cela un système Intranet, et vous retrouvez un collaborateur perdu face à cet océan de possibilités. En effet, un utilisateur est motivé principalement par la recherche de résultat. En effet, si l’outil proposé ne permet pas d’être plus efficace, de gagner du temps ou de simplifier son quotidien, il apparaît déjà obsolète.

4. Vos nouveaux outils ne sont pas faciles à manipuler

On ne le penserait peut-être pas au premier abord, mais les outils intégrés à l’entreprise se doivent de ressembler à nos outils du quotidien. En proposant une interface semblable à ceux que l’on connaît, vous simplifiez l’expérience ainsi que son adoption. C’est grâce au pouvoir de l’UX que vous réussirez à réduire les résistances face au changement.

Néanmoins, les collaborateurs seront plus réfractaires à des outils qui seront source de distraction. Que ce soit à cause d’alertes, de notifications ou encore d’alarmes, ils empêcheront les collaborateurs de ce concentrer.

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