Communiquer pour accompagner le changement

14 Avr

Le changement est inévitable, et fait partie du quotidien. Mais il est parfois difficile à accepter – même les petites fluctuations du quotidien. Lorsqu’il s’agit d’un changement majeur, comme la transformation des pratiques d’une entreprise, il est d’autant plus compliqué de mettre tout le monde d’accord. La gestion d’un tel projet requiert d’accompagner les collaborateurs qui seront affectés. L’un des piliers d’un changement essentiel à intégrer pour cela est la communication. Trois grandes étapes pour communiquer sur le changement. 

Préparer au changement : pour savoir à quoi s’attendre 

La première phase de communication auprès des collaborateurs sert à préparer le changement.  

Informer les collaborateurs des changements à venir 

Pour préparer les équipes au changement, informez-les de ce qui les attend. 

Commencez par rétablir le contexte qui a mené au projet de changement, en expliquant les raisons. 

Pour transmettre les raisons du changement, il est intéressant d’exposer un problème, pour amener le changement comme une solution. Ainsi l’objectif est explicite et clair, ce qui permet de réduire les résistances à la première approche. Personne n’apprécie devoir changer ses habitudes sans savoir le « pourquoi ».

Recevoir leurs demandes et incompréhensions 

Communiquer fonctionne dans les deux sens ! Lorsque vous annoncez une nouveauté qui va changer les habitudes de votre équipe, des questions, demandes et incompréhensions peuvent faire surface. Il est essentiel d’écouter ce retour, et pas uniquement en préparation du projet. Le feedback des personnes directement concernées par le changement doit être reçu à tout moment du processus. Cela leur permet de se sentir écoutés, et d’ainsi éviter les frustrations. 

Ce retour vous permet de savoir à quoi vous attendre. Certaines demandes ou besoins qui n’ont pas été anticipées peuvent ressortir lors de ces échanges, et vous permettre de répondre avec les ajustements nécessaires. 

Montrez à vos collaborateurs que vous les prenez en compte lors de la mise en place du changement. 

Suivre les collaborateurs : pour un accompagnement continu 

Chaque étape du projet doit aussi donner lieu à des échanges. Selon l’ampleur de la transformation et la configuration de l’entreprise, cela peut prendre différentes formes. 

Des newsletters hebdomadaires informant sur l’avancée 
Des réunions mensuelles avec toute l’entreprise pour partager les résultats

Une boîte à idées permettant aux collaborateurs de partager leurs retours 
Des rencontres plus informelles menées par les managers…

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À vous de définir la meilleure manière d’assurer un accompagnement continu au cours du projet. 

Le changement implique de désapprendre des habitudes, pour les remplacer par de nouvelles. De la formation aux nouvelles pratiques sera donc nécessaire. Lors de sa mise en place, il faudra aussi communiquer. Car si les collaborateurs ne savent pas qu’ils ont accès à des contenus pour apprendre et se former, ils ne le feront pas, et se sentiront abandonnés face au changement. La formation est un des outils les plus importants pour assurer l’adoption des nouvelles pratiques amenées par le changement. Intégrez la à votre plan de communication pour informer les équipes.

Conclure la phase de changement : pour donner le mot de la fin et préparer les futures transformations 

Le changement n’est jamais vraiment terminé. Mais une fois la phase la plus impactante du projet terminée, on peut considérer que la tempête est passée. Votre organisation a fait face à une transformation, mais quelles en sont les retombées ? 

Il est évident qu’une évaluation des résultats sera faite par les personnes responsables du projet. Mais ces informations sont aussi importantes pour le reste de l’entreprise. Communiquez avec transparence sur les résultats du projet qui a mené au changement : a-t-il atteint les objectifs fixés au départ, par quels moyens ? Si certains aspects ont échoué, l’honnêteté apaisera les frustrations. Et célébrer les réussites sera un signe de reconnaissance pour les efforts fournis. 

Proposer un retour prépare ainsi les futurs projets. Vous gagnez la confiance des collaborateurs, qui seront plus impliqués dans les prochains changements et sauront qu’ils seront bien accompagnés le moment venu.

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