5 étapes pour que vos équipes possèdent les compétences nécessaires

5 étapes pour que vos équipes possèdent les compétences nécessaires

Avant de mettre en place un changement en entreprise, il faut s’assurer que vos équipes possèdent les compétences nécessaires pour y adhérer ! Sans l’adoption des nouveaux outils par vos collaborateurs, les objectifs ne seront pas atteints et la transformation attendue n’aura pas lieu. Suivez ces 5 étapes pour accompagner au mieux le changement.

1) Identifiez les profils dans votre équipe 🧐

Les équipes informatiques et les utilisateurs finaux voient la nouvelle technologie sous des angles différents. L’équipe informatique se préoccupe de la mécanique d’un déploiement, les utilisateurs tentent de comprendre comment la nouvelle technologie fonctionne pour l’utiliser au mieux dans leur travail.

Chaque équipe a des compétences différentes. Des agents techniques et des collaborateurs qui travaillent sur un poste d’ordinateur ont un usage différent des technologies. Cette différence doit être un élément clé dans la planification d’un changement. Les attentes et besoins autour d’un nouvel outil sont différents pour tous les membres qui composent votre équipe.

Vous voulez changer d’outil de stockage de documents et optez pour un Cloud : certains auront simplement besoin d’une formation sur l’outil de Cloud choisi…d’autres ne sauront même pas ce qu’est un Cloud !

Parlez aux managers de chaque équipe qui compose votre entreprise, ainsi que directement aux collaborateurs.

2) Evaluez les compétences des collaborateurs

Mettez en place un test en ligne ou une session de test de divers outils pour évaluer les compétences de vos collaborateurs. Un exercice consistant à sauvegarder et partager un document, un questionnaire sur les fonctions de différents logiciels… Anticipez la mise en place de la formation et dédiez la première séance d’accompagnement à un test de positionnement

Connaître les niveaux de performance et les compétences initiales des collaborateurs vous permet d’orienter la gestion de votre projet. L’objectif de cette évaluation est d’avoir un plan pour mener les collaborateurs de leur niveau de compétences actuel au niveau de compétences requis pour la réussite du projet. 

3) Demandez leur ! 🗣️

Les évaluations des compétences ne révèlent pas tout. Communiquez avec vos collaborateurs ! Laissez les exprimer leurs difficultés et besoins, leurs inquiétudes et appréhensions. Apprenez comment ils utilisent les outils actuels dans leur travail, et quelle confiance ils ont en leurs compétences. Vous pouvez échanger lors de réunions avant le développement du projet afin de mieux anticiper.
Un employé qui semble qualifié sur de nombreux outils peut ressentir des difficultés ou inquiétudes autour du numérique. Il risque de mal s’adapter à un nouvel outil, et sera un frein inattendu dans le déploiement d’un changement.
Vous pouvez éviter de mauvaises surprises comme une résistance au changement grâce à une communication efficace. Partagez avec votre équipe les objectifs du projet et écoutez ce dont ils ont besoin pour les atteindre.

4) Communiquez sur le changement 💬

Il est important de communiquer les changements à venir en donnant des informations sur le calendrier, les raisons et les objectifs du changement d’organisation. Vous devez vendre les avantages aux utilisateurs finaux. La communication ne doit pas être négligée : à chaque étape du projet, incluez votre équipe à la discussion.

Microsoft estime que si vous pouvez obtenir rapidement 10% d’adoption par l’utilisateur final, le reste suivra. Il est donc important d’identifier les champions du changement, vous pourrez compter sur eux pour accompagner le groupe. Il s’agit de collaborateurs ayant certains soft skills notamment en communication, et une bonne motivation. Un profil de manager est probablement parmi vos champions ! Fournir aux champions du changement une formation initiale leur permettra de devenir des utilisateurs experts. Ils pourront ensuite aider leurs équipes à utiliser les ressources de formation.

5) Démarrez un processus de formation 👨‍💻

Les collaborateurs ont besoin de formation pour assurer leur montée en compétences. Donnez à votre équipe accès à des contenus de formation sur les outils avant et pendant le développement du projet. Après la mise en place de la nouvelle organisation, les ressources de formation doivent rester accessibles. Ainsi les collaborateurs peuvent les consulter au besoin et maintenir leur performance.

La formation ne bénéficie pas qu’aux utilisateurs des outils, elle réduit aussi les interventions nécessaires pendant et après le déploiement des outils. Vos équipes vous remercieront : pas de panique en RH car les plannings ont été désorganisés, pas de surcharge au service informatique dû à des appels constants pour des problèmes liés aux outils…

S’assurer que toutes vos équipes ont les connaissances et les compétences nécessaires pour adhérer à un projet de transformation d’entreprise passe par à une formation efficace.

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