Comment s’assurer que vos équipes possèdent les connaissances nécessaires ?

Comment s'assurer que votre équipe possède les connaissances et les compétences nécessaires pour adopter de nouveaux services

Une différence de point de vue

Les équipes informatiques et les utilisateurs finaux ont tendances à voir la nouvelle technologie sous des angles très différents. L’équipe informatique se préoccupera de la mécanique d’un déploiement, de la compréhension des profils d’utilisateurs et du bon déroulement du basculement, tandis que les utilisateurs finaux tenteront de comprendre comment la nouvelle technologie fonctionne et comment l’utiliser au mieux dans leur travail quotidien. Cette différence doit être un élément clé dans la planification de la migration d’Office 365. La formation des utilisateurs finaux ne doit pas être considérée comme un ajout au déploiement, elle doit être considérée comme un élément essentiel.

Le déploiement d’Office 365 apporte de nombreux avantages et améliorations qui facilitent la vie de l’équipe informatique et des utilisateurs finaux. Préparer une entreprise à accepter ces changements nécessite toutefois une planification sérieuse, il est fortement recommandé de planifier avant le déploiement au lieu d’être obligé de régler dans l’urgence des problèmes après déploiement.

Si vous envisagez d’utiliser des services basés sur le cloud, comme OneDrive, certains utilisateurs peuvent avoir besoin d’une introduction au concept du service ainsi que d’une formation sur le service lui-même.

Cette formation ne profite pas uniquement aux utilisateurs finaux, elle réduit considérablement le nombre d’appels au support informatique pendant et après le déploiement.

Préparer son déploiement et communiquer

Le développement d’un plan de déploiement à l’échelle de l’entreprise doit se faire en incluant des représentants des utilisateurs finaux. Sans comprendre leurs préoccupations et leurs besoins de formation, le risque d’un faible taux adoption par les utilisateurs finaux est grand.

Il est important de communiquer les changements à venir en donnant des informations sur le calendrier et les raisons de la migration, et vendre les avantages aux utilisateurs finaux. Les dirigeants d’entreprise qui démontrent l’adoption précoce de nouveaux services et identifient les personnes pouvant devenir des champions du changement au sein des équipes, peuvent considérablement stimuler l’adoption par l’ensemble des utilisateurs finaux. Fournir aux champions du changement une formation initiale leur permettra de devenir des utilisateurs experts locaux. Ils pourront ensuite aider leurs équipes à utiliser les ressources de formation.

Identifier les champions du changement

Microsoft estime que si vous pouvez obtenir rapidement 10% d’adoption par l’utilisateur final, le reste suivra. Il est donc important d’identifier les champions du changement, à la fois dans l’atelier et dans la gestion, en utilisant le service rapidement.

Bien que la formation soit disponible pour tous les éléments de la suite Microsoft Office 365,
Windows 10 et Skype Entreprise, on ne peut s’attendre à ce que quelqu’un participe à plus de
500 sessions de formation. L’accent devra être mis sur les éléments qui apporteront le plus d’avantages, comme Skype Entreprise, et sur les domaines qui pourraient nécessiter une attention particulière pour éliminer les frictions entre utilisateurs finaux.

Si un utilisateur est invité à utiliser OneDrive plutôt qu’un lecteur partagé existant, il est essentiel qu’il comprenne non seulement pourquoi et quel est le produit, mais également comment l’utiliser. Auparavant, il avait peut-être un raccourci mis en place sur son ordinateur pour enregistrer des éléments. Désormais, il peut simplement enregistrer des fichiers via ce raccourci, il peut même ne pas connaître le nom du lecteur de destination. Ainsi,  donner l’instruction à un utilisateur d’enregistrer sur OneDrive plutôt que sur le lecteur H, par exemple, peut ne rien leur dire. Cependant, si vous avez identifié des champions du changement dans l’entreprise, ils devraient identifier ces points potentiels d’accrochage et fournir une aide locale au post-déploiement de leurs collègues.

Si les champions du changement peuvent démontrer des avantages aux autres utilisateurs finaux, l’adoption à l’échelle de l’entreprise sera beaucoup plus rapide. Définir une heure de mise en veille des anciens systèmes supprimera également le risque que les utilisateurs continuent d’utiliser les anciens systèmes comme ils avaient l’habitude de le faire. Il est plus facile d’adopter de nouveaux produits et services que de continuer à travailler sur d’anciennes plateformes.

S’assurer que toutes vos équipes ont les connaissances et les compétences nécessaires pour adopter de nouveaux services ne peut être atteint que grâce à une formation efficace.

 

Pour en savoir plus sur nos offres d’accompagnement du changement, contactez-nous dès maintenant : information@mandarine.academy