Travail hybride : une nouvelle forme de travail qui demande de l’organisation

Le travail hybride est une forme d’organisation du travail où l’employé partage son temps entre le bureau et la maison. Ce mode d’organisation existe déjà depuis plusieurs années, mais il a été renforcé avec la crise sanitaire. Les entreprises ont alors dû revoir leur modèle organisationnel et réfléchir à de nouvelles modalités de collaboration.

D’après une étude de Gartner, en 2021, 51% des employés travailleront dans un environnement hybride, à raison d’un jour minimum de télétravail par semaine.

Mais à quoi ressemble la journée du travailleur hybride ?

Tout d’abord les salariés passent 1h40 par jour à traiter des e-mails. Ce chiffre est plus important chez les managers (2h24) et les dirigeants (3h40). En plus de faire perdre un temps considérable, les e-mails détournent la concentration des individus. Ces emails consomment en moyenne 2 heures du “temps de concentration quotidien” des collaborateurs. Une étude a démontré qu’il fallait ensuite en moyenne 30 secondes pour être reconcentré suite à la réception d’une notification non lue, 3 minutes après la lecture d’un email, 5 minutes après son envoi.

Pour éviter d’être distrait, certains mails ne sont jamais ouverts. On estime que 27% des emails internes ne sont ainsi jamais lus. De plus, certains messages ne reçoivent jamais de réponses. Or certains sont importants.

Ensuite, les collaborateurs passent énormément de temps à assister à des réunions, notamment en visioconférence. Selon le baromètre des usages numériques et de la déconnexion, plus de 4 réunions sur 10 durent plus de 1 h 30. Cependant ces réunions sont souvent considérées comme une perte de temps car elles ne sont pas bien préparées en avance.

Pour ne plus être dans cette situation, il est important de connaître ses outils afin d’être efficace en présentiel ou à distance.

Alors comment s’organiser ? Quelques pistes pour vous aider à gagner en productivité

Tout d’abord, définissez des règles dans votre boîte de réception pour automatiser le traitement de vos mails. Les règles vous permettent de gérer vos mails en vous évitant certaines actions que vous répétez souvent. Vous gagnerez donc du temps et pourrez ainsi répondre aux urgences plus rapidement.

Voici 2 vidéos tutos vous permettant de mettre en place ces règles :

Par ailleurs, préparez en amont votre réunion. Essayez de définir clairement l’ordre du jour et les sujets à aborder lors de celle-ci. Il est aussi important de n’inviter à cette réunion que les personnes nécessaires au bon déroulement de celle-ci, afin de ne pas faire perdre du temps aux autres collaborateurs.

De cette manière, vous serez plus efficaces, que ce soit en présentiel ou à distance.

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