Travail hybride : une forme de travail qui demande de l’organisationTemps de lecture : 5 minutes

Le travail hybride est une forme d’organisation du travail où l’employé partage son temps entre le bureau et la maison. Ce mode d’organisation existe déjà depuis plusieurs années, il a été renforcé avec la crise sanitaire. Les entreprises ont alors dû revoir leur modèle organisationnel et réfléchir à de nouvelles modalités de collaboration. Depuis, ce fonctionnement s’est normalisé.

En 2023, près de la moitié des salariés français (47%) ont un mode de travail hybride¹. Ce fonctionnement séduit de nombreuses personnes en raison de la flexibilité qu’il offre. 57% des salariés préfèrent le mode de travail hybride au 100% télétravail ou 100% présentiel : ce chiffre est parlant pour comprendre la popularité de cette forme de travail.

Mais le travail hybride demande de l’organisation. Une organisation qui n’est pas toujours maîtrisée, même après des années de normalisation de ce type de fonctionnement.

Mais à quoi ressemble la journée du travailleur hybride ?

Le travail d’équipe, hybride pour tous les collaborateurs

Le rythme 3 jours au bureau – 2 jours à distance est le plus populaire, préféré par 40% des salariés¹. Mais ces jours ne sont pas toujours les mêmes pour l’ensemble d’une équipe : les collaborateurs ne se rendent pas forcément dans les locaux en même temps. Il est donc fréquent que chaque jour de travail comprenne des éléments de collaboration hybride, même pour les personnes se trouvant au bureau.

Le traitement des mails : un problème de concentration

Les salariés passent 1h40 par jour à traiter des e-mails. Ce chiffre est plus important chez les managers (2h24) et les dirigeants (3h40). En plus de faire perdre un temps considérable, les e-mails détournent la concentration. Ces emails consomment en moyenne 2 heures du “temps de concentration quotidien” des collaborateurs. Il faut en moyenne 30 secondes pour retrouver sa concentration après réception d’une notification non lue, 3 minutes après la lecture d’un email, 5 minutes après son envoi.

Pour éviter d’être distrait, certains mails ne sont jamais ouverts. On estime que 27% des emails internes ne sont ainsi jamais lus. De plus, certains messages ne reçoivent jamais de réponses – or, certains sont importants.

Les réunions en visioconférence manquent-elles d’efficacité ?

Les collaborateurs passent aussi énormément de temps à assister à des réunions, notamment en visioconférence. Selon le baromètre des usages numériques et de la déconnexion, plus de 4 réunions sur 10 durent plus de 1h30. Cependant ces réunions sont souvent considérées comme une perte de temps car elles ne sont pas bien préparées en amont. Le mauvais usage des outils de communication est aussi un facteur En 2023, 80 % des salariés ont perdu du temps dans leurs réunions en visioconférence à cause de difficultés techniques.

Pour éviter ce problème et gagner du temps, il est important de connaître ses outils afin d’être efficace en présentiel ou à distance. Pourtant, seuls 35 % des employeurs ont formé les employés à l’organisation de réunions hybrides efficaces et inclusives.

Quelques conseils pour mieux travailler avec le mode hybride

Pour mieux travailler avec le mode de travail hybride, certaines bonnes habitudes peuvent aider à être plus efficace.

• Définir des règles dans la boîte de réception : les règles permettent de gérer les mails en évitant certaines actions répétitives grâce à l’automatisation.
• Préparer en amont les réunions : un ordre du jour clair permet de traiter directement ce qui est vraiment important. Durant ce processus, il est nécessaire d’identifier les personnes nécessaires au bon déroulement de la réunion afin de n’inviter que ces personnes à participer. Ainsi, les autres collaborateurs ne perdent pas de temps.
• Rendre visible sa localisation de travail : sur Outlook ou Teams, indiquez à vos collègues si vous vous trouvez à distance ou au bureau. Ils pourront ainsi savoir la meilleure manière de vous contacter, et vous inviter à la pause café !

Quelques ressources à consulter pour mettre en place de bonnes pratiques…

La formation, nécessaire au bon déroulement du travail hybride

Les conseils précédents peuvent apporter des solutions temporaires ou partielles aux problèmes rencontrés dans le cadre du travail hybride. Pour remédier à ces problèmes efficacement sur le long terme, il est nécessaire de s’assurer que tous les collaborateurs sont formés à l’usage de leurs outils.

En effet, dans le mode de travail hybride actuel, il n’est pas possible d’échapper à l’usage d’outils collaboratifs en ligne par exemple. Les collaborateurs en difficulté numérique peuvent choisir de travailler uniquement au bureau, cependant, si leurs collègues se trouvent à distance, ils seront contraints d’assister à des réunions en visioconférence et d’utiliser des outils comme Teams pour communiquer au quotidien.

Le travail hybride ne concerne pas uniquement le travailleur qui choisit d’effectuer certains jours en présentiel et d’autres en distanciel. L’ensemble de l’organisation des entreprises est désormais hybride. Le mode de travail actuel ne laisse plus le choix aux professionnels face au numérique.

C’est pourquoi proposer de la formation est de la responsabilité des entreprises : tout outil imposé aux collaborateurs doit être compris de tous, afin de garantir une égalité et une efficacité du travail.

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Source : (1) Owl Lab – State of Hybrid Work 2023