Comment rater son adoption Office 365 ?Temps de lecture : 4 minutes

La solution Microsoft Office 365 offre de réels avantages aux entreprises. Il permet de disposer d’un ensemble d’outils de productivité haut de gamme pour travailler en tout lieu, à tout moment et sur tout appareil. L’application Teams est par exemple devenue incontournable, avec la généralisation du télétravail, et OneDrive permet de partager facilement des fichiers pour une collaboration à distance efficace.

La « digital workplace » est de plus en plus la norme. Beaucoup de PME font le choix de passer à Office 365 : la mise en place est relativement simple, mais l’adoption par les collaborateurs est plus complexe. Dans cet article, nous ferons la liste de quelques étapes qui risquent de mener votre transformation à l’échec.

Les erreurs à commettre pour rater son adoption Microsoft Office 365

1 – Voir le projet comme un projet uniquement technique

Penser qu’il ne s’agit que d’un projet technique est une erreur : le projet doit prendre en compte les utilisateurs en priorité. Ce sont eux qui vivront le changement et utiliseront les outils au quotidien.

2 – Envoyer un seul email aux collaborateurs

Ne pas préparer de plan de communication mènera votre projet à l’échec. Envoyez un seul email et celui-ci sera oublié rapidement ou restera non lu. Les moyens de communication sont variés (affichage, réseau social d’entreprise, intranet, etc.) alors utilisez-les !

3 – Oublier les sponsors et les ambassadeurs

Les sponsors et les ambassadeurs sont des moteurs qui assureront un soutien visible et actif durant le projet. Ne les oubliez pas et impliquez-les !

4 – Ne pas prévoir de budget pour la formation

Ne négligez pas la formation ! Devoir travailler avec des nouveaux outils n’est pas facile pour de nombreux collaborateurs. Leurs habitudes sont changées et ils doivent s’adapter pour retrouver des automatismes, ce qui peut provoquer une perte de productivité. Pour remédier à cela, des formations de découverte ou plus approfondies des outils permettront aux utilisateurs de prendre en main plus sereinement leurs nouveaux outils.

5 – Déployer tous les outils et applications en même temps

Déployer tous les outils simultanément sans communiquer sur l’utilisation de chacun d’entre eux est le moyen le plus sûr d’échouer. Une intégration progressive de chaque application, par étapes simples et bien expliquées aux employés augmentera vos chances d’adoption.

6- Oublier d’analyser l’adoption par les collaborateurs

Le déploiement est terminé, vous avez communiqué auprès des utilisateurs et ils ont même été formés ? Tout semble parfait… Sauf si vous souhaitez vous assurer de la réussite du projet. Il faudra penser à piloter l’adoption pour l’optimiser au besoin et continuer à communiquer et accompagner les utilisateurs sur le long terme.

Une transformation est réussie lorsqu’elle est faite avec et grâce à vos équipes. N’oubliez pas de communiquer vos choix et votre vision, présentez les bénéfices et surtout n’oubliez pas : anticiper, piloter, accompagner et récompenser sont les clés du succès.

Pour analyser l’efficacité de la formation et de l’adoption des nouveaux outils, les données rapportant les expériences de formation des collaborateurs seront riches en informations.

Comment accélérer l’adoption des outils Microsoft Office 365 ?

Pour former efficacement vos collaborateurs à l’utilisation des applications Office 365 de Microsoft, Mandarine Academy propose des solutions qui s’adaptent aux besoins de chaque entreprise.

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Déployer tous les outils simultanément sans communiquer sur l’utilisation de chacun d’entre eux est le moyen le plus sûr d’échouer. Une intégration progressive de chaque application, par étapes simples et bien expliquées aux employés augmentera vos chances d’adoption.

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