[Replay Webinar] Comment collaborer efficacement avec Klaxoon et Teams ? 

Klaxoon et Teams sont deux applications complémentaires pour communiquer, collaborer et échanger des idées au sein d’une équipe, d’une réunion ou d’une formation.  

En ce début juillet, nous avons organisé avec les équipes de Klaxoon un webinar sur comment collaborer efficacement avec ces deux outils. Vous avez été très nombreux à vous inscrire et à participer, merci pour l’intérêt que vous portez à nos évènements !  

Le replay est à présent disponible !  

Nous avons repris vos questions lors de ce webinar et nos intervenants y ont répondu.

Découvrez la FAQ du webinar :

  • Qu’est-ce que le « template » ?

Ce sont des modèles de réunion prêts à l’emploi, disponibles depuis une bibliothèque dans Klaxoon pour vous faciliter la vie. Réunions d’équipes, rétrospective, design thinking, brainstorming, comité de pilotage, méthodes agiles… il en existe des centaines. Mais vous avez également la possibilité de créer vos propres templates afin que de les utiliser au quotidien avec vos équipes. 

  • Klaxoon est une application intégrée à Teams ou optionnelle et payante ?  

Klaxoon est une application intégrée dans Teams, disponible dans le magasin d’application. Pour autant, c’est une application additionnelle qui fait l’objet d’une licence payante.  

La licence payante s’adresse principalement aux animateurs. Les participants qui accèdent aux activités Klaxoon n’ont pas besoin de posséder une licence payante. Un animateur Klaxoon pourra créer ses propres activités dans Teams, un participant pourra partager une activité Klaxoon dans Teams via son code d’accès.  

  • Les apprenants doivent-ils avoir l’outil Teams également ou peut-on inviter des extérieurs ?

Non, si on invite des participants qui n’ont pas du tout de licence, il n’y a pas de soucis. Ils vont pouvoir accéder à la fois à Microsoft Teams et à Klaxoon, puisque dans les deux cas ils seront participants uniquement. Ils pourront être invités sans problème.

  • Peut-on accéder aux activités dans un network depuis l’application Teams ?

Oui, il est possible d’accéder depuis son interface Teams via le lien web.

  • Dans Teams, il y a déjà un tableau blanc, c’est un peu redondant ?

Les deux outils sont très différents. Tout d’abord, Klaxoon n’est pas qu’un tableau blanc. On peut créer plein d’activités, comme des quiz, questions live, des aventures, etc… De plus, le Whiteboard n’est pas partageable à l’externe. Vous ne pouvez donc l’utiliser qu’avec vos collègues. Vous ne pouvez pas inviter de personnes externes tels que des clients ou des partenaires. Enfin, on peut accéder à un Board Klaxoon à un instant T et y revenir un peu plus tard pour travailler en mode asynchrone. On peut donc le faire vivre dans le temps, pour piloter un projet par exemple.  

  • Est-ce que cela vous semble adapté pour des réunions d’équipes hebdomadaires un peu larges, non spécifiques à un projet particulier ?

Oui. Par exemple nous avons le Template Weekly qui est le rituel d’équipe, qu’on utilise de manière hebdomadaire. On va pouvoir y échanger des idées, des contenus sur des temps hebdomadaires, de manière ponctuelle ou de manière récurrente, il n’y a pas vraiment de limites. L’outil s’adapte parfaitement au rythme de chacun et l’équipe pourra se synchroniser efficacement au bureau ou en télétravail.

  • Pouvez-vous nous montrer un exemple concret pour un brainstorming par exemple ?  

Ce que nous avons utilisé comme support de présentation lors du webinar, c’est un Board Hybrid. Mais on peut tout à fait imaginer l’utiliser pour collaborer et réaliser un brainstorming. Plusieurs modèles de brainstorming prêts à l’emploi sont disponibles dans la bibliothèque Klaxoon pour générer un maximum d’idées et favoriser l’innovation tels que le world café, les 6 chapeaux de Bono, la pensée inversée, etc. Klaxoon permet de partager des idées, du contenu et tout type de fichiers. Il est possible, soit de partir d’une feuille blanche, soit de partir d’un template existant, comme nous l’avons fait.  

  • Quand on ouvre Klaxoon depuis Teams, pour faire un brainstorming en live par exemple, est-ce qu’on garde les fonctionnalités de Teams à l’écran (vidéo du formateur et des participants, tchat) ?

Oui tout à fait, on garde les mêmes fonctionnalités. Il y aura deux fenêtres Teams : la fenêtre de réunion et la fenêtre principale de Teams dans laquelle on verra Klaxoon. Pour plus de fluidité, on recommande dans ce cas d’utiliser deux écrans PC ou d’afficher la visio Teams sur un téléphone ou une tablette.  

  • Où sont stockées les données pour garder l’historique ?

Dans Klaxoon, vous allez retrouver l’ensemble des données et des idées partagées dans le Board. Si vous êtes participant, vous pouvez vous reconnecter et retrouver l’ensemble des contenus sur le Board. Dès que l’activité Klaxoon est terminée, que ce soit un Meeting ou un Board, on va pouvoir éditer un rapport sous format PDF avec les principaux indicateurs. Plus globalement, quand on est animateur et que l’on a créé du contenu sur Klaxoon, on retrouve dans l’espace de création Klaxoon, le studio, l’ensemble des activités que l’on a créés. En termes d’hébergement des données utilisateurs, les données sont hébergées au sein de datacenters sécurisés situés en France et administrées depuis la France. Les législations Françaises et Européennes en matière de protection des données s’appliquent.  

  • Pouvez-vous nous faire une démo rapide en partageant un Board avec l’ensemble des participants de ce webinar pour voir comment chacun peut ajouter des choses sur un Board ?  

Si vous souhaitez découvrir Klaxoon, vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit en cliquant ici.  

Une question ? Contactez-nous !  

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