Pourquoi former vos salariés sur les systèmes de collaboration ?Temps de lecture : 6 minutes

Les systèmes de collaboration facilitent le travail, la communication, l’organisation, la gestion de données et améliorent la productivité des entreprises. Encore faut-il former à leur utilisation. Sans formation sur ces outils, vos collaborateurs ne pourront pas en tirer les bénéfices attendus.

Les systèmes de collaboration, qu’est-ce que c’est ? 🔎

Un système de collaboration d’entreprise, ou système collaboratif, permet aux collaborateurs d’une organisation de partager des informations et de travailler efficacement à tout moment, depuis tout endroit. Il peut s’agir d’une plateforme de collaboration, d’un réseau social d’entreprise, d’un intranet, de logiciels de groupe de travail, d’outils de partage de fichiers ou même de vidéo-conférences. Ils permettent de faciliter la gestion de projet, d’intégrer un calendrier partagé, un drive, un collaborative cloud, des outils multilingues ou encore un système de notifications. Vous les utilisez peut-être sous la forme de forums, d’applications intranet mobile ou de forums virtuels.

Bien utilisés, ces outils simplifient la communication en entreprise. Mal intégrés, ils créent de la confusion et perturbent l’organisation du travail. Absents de vos pratiques, leur manque se fait sentir. En effet, ils sont devenus indispensables dans l’ère du numérique.

Un besoin croissant d’outils de collaboration en ligne 💻

Aujourd’hui, les collaborateurs d’une entreprise se trouvent rarement au même endroit, au même moment. Télétravail, collaboration entre branches délocalisées, équipes mondialisées : il n’est pas rare de travailler sur un projet totalement en ligne, avec des collègues que l’on ne rencontre que rarement. Depuis la généralisation du télétravail, beaucoup d’entreprises n’y ayant pas eu recours auparavant ont découvert ses avantages. Et ils sont tels que 74% des employeurs prévoient de continuer à proposer le télétravail (BDC, 2021).

De plus, le volume de données et de communications gérées au quotidien par chaque employé ne fait que croître. Y compris pour travailler ensemble dans le même espace, il est bien plus simple de mettre en ligne un document dans un cloud sécurisé que de faire tourner une clé USB à un large groupe de collaborateurs avant de débuter une réunion !

Penser qu’on peut continuer de travailler sans systèmes de collaboration n’est aujourd’hui plus réaliste.

Les avantages à former vos collaborateurs sur les systèmes de collaboration 👩‍🏫

L’utilisation des outils collaboratifs présente de nombreux avantages pour l’organisation du travail en entreprise. 

Sécurité 🔐

Mettre des documents et informations en ligne sur un réseau d’entreprise facilite le travail. Mais pour partager du contenu de façon sécurisée, il faut former vos collaborateurs aux bons usages. En effet, tout le monde n’a pas les compétences nécessaires pour savoir où ranger les documents, avec les bonnes autorisations associées. Une fois le partage collaboratif mis en place, il est possible de le sécuriser et d’ainsi protéger vos données.

Flexibilité, accessibilité et mobilité 🧳

Les outils collaboratifs sont modulables en fonction de vos objectifs. Ils peuvent varier en fonction de l’organisation existante. En proposant la formation à toutes les nouvelles fonctionnalités à vos collaborateurs, vous leur faites le cadeau du choix : selon leurs besoins dans leur processus de travail, ils auront à leur portée un ensemble de moyens parmi lesquels sélectionner le plus approprié.

Télétravail, Work From Anywhere, digital nomads : la tendance est à l’évolution des modes de travail vers plus de mobilité et moins de sédentarité géographique. Vos collaborateurs sont répartis sur différents sites, voire différents pays. Le travail hybride prend une place grandissante dans les organisations : 84% des dirigeants souhaitent le développer dans leur entreprise (Malakoff Humanis, 2022). Pouvoir travailler à distance plusieurs jours par semaine, puis retrouver tous les documents nécessaires dans un Cloud lors du retour en présentiel facilite grandement cette flexibilité. L’accessibilité de l’information est également importante pour la communication entre les équipes sur site, et les équipes plus mobiles. Les acteurs de terrain peuvent être dans la boucle en continu grâce aux applications mobiles, et transmettre des informations rapidement à leur tour.

Augmentation de la productivité 🚀

Les systèmes collaboratifs rendent accessibles l’ensemble des contenus à tout moment. Cet accès est simplifié et l’information centralisée. Une seule version de chaque document, actualisée en continu et en direct, permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de traitement. En éliminant la perte de temps passé à chercher la bonne information, les employés peuvent se concentrer et s’impliquer pleinement dans les tâches qui comptent vraiment. Ainsi, la créativité est encouragée et les collaborateurs davantage motivés.

Meilleure collaboration 🤝

La centralisation des informations permet une interactivité et un partage d’idées plus rapide et efficace. Vos équipes peuvent prendre des décisions ensemble plus rapidement et limitent les échanges non nécessaires. La cohésion d’équipe est renforcée par la facilitation des communications et du travail collaboratif. Pensez par exemple à votre communication interne, ou encore à la gestion des ressources humaines. Les managers peuvent directement transmettre la même information à toute une équipe et recevoir des retours en temps réel, encourageant ainsi le partage et l’échange.

Formez vos collaborateurs ! 🎓

La formation aux systèmes de collaboration est essentielle pour assurer leur bonne utilisation. Il est clair que leur mise en place est nécessaire au travail collaboratif aujourd’hui. Mais le risque de les intégrer sans former les équipes est qu’ils ne soient pas utilisés. Une fois ces outils adoptés et incorporés au processus de travail de chaque équipe, vos employés bénéficieront pleinement de leurs avantages.

Un LMS, Learning Management System, est une solution de formation efficace. Il s’agit d’une plateforme sur laquelle vos collaborateurs auront accès à des cours en ligne afin de faciliter l’apprentissage des nouvelles méthodes de travail. Pour le management, un LMS facilite la gestion de ce processus de formation. Découvrez DiLeaP Academy, la solution Mandarine pour la formation de vos équipes – ou contactez nous pour discuter de votre projet !

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