Les outils digitaux s’invitent dans les réunions physiques

Les outils digitaux s’invitent dans les réunions physiques

Si nous vous parlons de « tableau blanc Teams », « partage de présentation PowerPoint » ou encore de « coédition », qu’est-ce que cela vous évoque ? Les réunions à distance, en ligne, bien sûr !

Voyons ensemble comment ce type de fonctionnalité révolutionne également la manière de travailler en réunions physiques !

Les constats en réunions physiques

Commençons par faire les constats sur ce qui se passe aujourd’hui, en réunions physiques :

Tout d’abord, l’écran du vidéo projecteur n’est pas toujours bien visible pour tous. Parfois, on peut avoir des problèmes de luminosité et de contraste. En effet, il n’est pas rare qu’une partie de l’assemblée soit amenée à tourner la tête un bon moment, ou à bouger son siège pour suivre la réunion.

Ensuite, la présence d’une connexion internet est plus que probable. Ceci est souvent couplé avec l’utilisation de son poste de travail (ordinateur portable, tablette ou smartphone). Le principal prétexte est la prise de notes.

Enfin, il est fréquent, pendant une réunion physique en présence de son ordinateur et d’une connexion internet, que la concentration à suivre entièrement la réunion soit parfois proche de 0. Il devient monnaie courante de checker ses mails, répondre aux sollicitations sur Microsoft Teams ou parfois même de consulter ses réseaux sociaux.

Ces constats peuvent paraître exagérés, mais les technologies et les usages ont tellement évolués ces dix dernières années que beaucoup d’entreprises peuvent se retrouver dans ces scénarii.

Alors quelles solutions et quels nouveaux usages apportent les outils digitaux dans les réunions physiques ?

 

Une nouvelle démarche pour les réunions physiques

Impact positif N°1 : Gérer les disponibilités et présences via les agendas de chacun sur Microsoft Outlook.

L’organisateur de la réunion va pouvoir inviter les participants à la réunion, qu’elle soit à distance ou en présentiel.

Impact positif N°2 : Faciliter le partage avec une meilleure lisibilité.

L’animateur de la réunion, ou au moins le présentateur, va pouvoir partager son écran, non pas sur un écran TV mal positionné ou depuis un vidéoprojecteur obsolète, mais à l’ensemble des invités grâce au lien Microsoft Teams inclus dans l’invitation.

Impact positif N°3 : Redonner une démarche participative et ludique dans des réunions physiques.

Grâce aux outils collaboratifs disponibles dans Microsoft Teams, créer de l’interaction « numérique » n’a jamais été aussi simple. Le tableau blanc, la coédition ou encore l’animation interactive avec des outils tiers sont à disposition !

Impact positif N°4 : Avoir une démarche éco-responsable.

Les feuilles de paperboard et autres post-it ne seront plus utilisés (ou de manière plus résonnée). Cela est à la fois moins encombrant et plus simple à stocker. Ainsi, sur une année, cela correspond à une baisse significative de l’utilisation du papier et donc une réduction sur l’impact environnemental.

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