La maîtrise des outils Microsoft 365, essentielle pour le travail collaboratifTemps de lecture : 4 minutes

Les outils bureautiques Microsoft 365 sont des incontournables qui facilitent et fluidifient le travail. Qu’il s’agisse de l’édition de documents à plusieurs mains, de l’animation de réunions à distance ou de la transmission de devis par des collaborateurs sur le terrain, ces applications font partie du quotidien de nombreux professionnels.

Leur maîtrise est notamment essentielle au travail collaboratif, qui nécessite des outils favorisant la connexion et la facilité de travail collectif.

Quels outils Microsoft 365 prioriser ?

Microsoft propose une collection d’applications aux nombreuses fonctionnalités. Mais toute activité ne nécessite pas l’usage de l’ensemble de ces applications à la fois. Certaines seront plus utiles que d’autres, selon le secteur et les besoins auxquels elles doivent répondre.

Les outils à prioriser dépendent de chaque organisation et de ses besoins.

Outlook et Teams constituent une base incontournable pour pouvoir communiquer. En effet, même les collaborateurs dont aucune des tâches quotidiennes habituelles ne nécessite l’usage d’outils informatiques bureautiques auront ponctuellement besoin de ces applications.

Les mails permettent à l’organisation de communiquer des informations importantes à l’ensemble des collaborateurs. Teams permet par exemple aux agents de terrain de communiquer rapidement entre eux ou avec des collègues dans les bureaux.

Les outils de communication sont donc utiles à toutes les organisations. Les autres applications importantes doivent être identifiées selon les besoins particuliers. SharePoint est important pour stocker et partager des documents, Word et PowerPoint pour les éditer, mais des outils plus spécifiques comme Loop et Copilot peuvent être tout aussi importants pour certains secteurs d’activité.

Focus : ce qu’en disent les utilisateurs de Microsoft

Pour vous aider à identifier les applications qui intéressent le plus les professionnels utilisant Microsoft 365, nous avons conduit une enquête.

Les résultats soulignent l’importance de certains outils clés sur lesquels les utilisateurs souhaitent se former. [insérer infographie]

Pour le détail de l’enquête, téléchargez gratuitement le rapport en cliquant ici.

Comment assurer la maîtrise des outils Microsoft 365 ?

Etat des lieux et évaluation

Pour assurer la bonne maîtrise des outils Microsoft 365 par l’ensemble des collaborateurs d’une organisation, il est d’abord nécessaire d’évaluer la situation de départ.

Tous n’auront ni la même aisance, ni le même niveau, ni le même besoin. Leurs différences et spécificités devront être prises en compte.

Par des questionnaires d’auto-évaluation, des tests de positionnement et l’observation des difficultés habituellement rencontrées, une évaluation du niveau global sur chaque outil déjà en place ou en cours d’introduction doit être conduite afin de mener à bien les étapes suivantes.

Réponse aux besoins et formation

Une fois les besoins identifiés, l’étape de résolution des problèmes peut démarrer. La formation aux outils devra répondre aux besoins exprimés par les collaborateurs, ainsi qu’à ceux de l’entreprise.

Les contenus pédagogiques mis à disposition doivent donc être suffisamment diversifiés pour s’adapter aux attentes. La formation doit être déployée par niveaux de maîtrise de l’outil et permettre une montée en compétences efficace et adaptée.

La possibilité de se former en autonomie et à tout moment est importante pour permettre à chacun de trouver son rythme. Mais un format hybride, combinant formation asynchrone et sessions en direct, est idéal. En effet, il permet de bénéficier d’échanges avec un formateur et d’autres apprenants, tout en maintenant la possibilité d’apprendre via des contenus courts consultables en quelques minutes.

Les sessions en direct sont rassurantes pour les niveaux débutants, et permettent d’être guidé dans des usages plus complexes pour les niveaux experts.

Le catalogue de formations Microsoft 365 développé par les formateurs experts de Mandarine Academy comprend des cours vidéo, des ressources pédagogiques riches, et des sessions en visioconférence organisées par outil et par niveau. Il constitue une solution flexible de formation, car il peut s’intégrer à un LMS existant ou conçu spécialement par nos équipes mais aussi être accessible directement sur notre plateforme LMS Mandarine Learn. Il peut aussi être accessible directement via Teams, pour apprendre à tout moment sans sortir de ses applications habituelles.

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