L'accompagnement Office 365 d'une mutuelle santé

Dans le cadre d’un projet de migration vers Microsoft Office Pro Plus 2016, Mandarine a mis en place une plateforme de formation pour une mutuelle santé.

Un accompagnement dédié sur les outils Office Pro Plus

Le client, dont la plateforme reposait sur les outils Google Apps, Microsoft Office 2007 et Exchange, souhaitait migrer vers Microsoft Office ProPlus 2016 et Microsoft Office 365. Nous avons donc proposé notre plateforme Mandarine Academy afin de délivrer des formations adaptées à la fois sur Office et sur la messagerie, pour tous les utilisateurs.

La priorité de cette phase de projet est l’adoption et l’usage par les utilisateurs des composants suivants :

• Office 2016 (déploiement Office Pro Plus) avec notamment Excel et Word
• Skype Entreprise
• Gestion des contenus
• Mail-Calendrier
• Gestion de réunion
• OneDrive

Dans ce contexte, plusieurs étapes de l’adoption étaient à prévoir, avec une première phase concernant Office ProPlus (Office 2016) et une deuxième phase concernant Office 365. Nous avons donc proposé un accompagnement permettant de sécuriser ces étapes par un accompagnement des utilisateurs à la prise en main des nouveaux outils réussi.

Notre compréhension du besoin

Nous avons donc proposé notre approche novatrice, industrielle et digitale pour répondre à la demande des utilisateurs et des équipes projet. Notre solution repose sur les phases et éléments suivants :

• Une solution de gestion de la logistique de communication et formation : solution de gestion automatisée de la communication et de la logistique de réservation et d’exécution (dispense) des sessions d’accompagnement, disponible en mode SaaS. Cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, d’accès partagés entre les parties aux événements et de contenus du projet et enfin d’un reporting en temps réel et partageable.
• Préparation de l’ensemble du dispositif
  1. Définition des éléments au travers de prestations de cadrage et de conception : permettant de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations permettent de garantir la personnalisation en fonction du contexte et une mise en place efficace du dispositif.
  2. Conception des contenus de communication et formation : ces prestations permettront d’élaborer des documents décrivant les séquencements des mails de communication ainsi que les thèmes abordés dans les sessions d’accompagnement (plan de communication mail, synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur).
• L’exécution et le déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs : production et pilotage des sessions d’accompagnement animées par un formateur, planification, suivi et reporting associé.

Les actions que nous avons menées

Pour mener à bien ce projet, nous avons proposé nos services standards “by Mandarine”.

La plateforme permet à chaque utilisateur d’accéder à un espace stagiaire pour bénéficier de toutes les ressources mises à sa disposition. Les utilisateurs étaient alors informés, grâce au plan de communication que nous mettons en place, des sessions auxquelles ils étaient inscrits. Nous avons réalisé ces sessions autour de la découverte des outils de la suite Microsoft Office ProPlus et Microsoft Office 365. Chacune d’elles a permis aux utilisateurs d’interagir et de poser les questions qu’ils pouvaient avoir à un formateur expert de la solution via un système de webconférence et se sont déroulées de la manière suivante :

• Sessions de formation à distance sur « Skype Entreprise »,  de 45 minutes :  1 200 utilisateurs formés en langue française
• Sessions de formation à distance sur « Mail+Calendrier », de 45 minutes :  800 utilisateurs formés en langue française
• Sessions de formation à distance sur « Office 2016 », de 90 minutes : 1000 utilisateurs formés en langue française
• Sessions de formation à distance sur  « Animation de réunion », de 90 minutes :  1 000 utilisateurs formés en langue française
• Sessions de formation à distance sur  « Gestion de contenus », de 90 minutes :  1 000 utilisateurs formés en langue française

Quel est le bilan ?

8 mois plus tard, l’accompagnement a pris fin et a permis à 2 500 utilisateurs d’accéder à la formation sur leurs nouveaux outils collaboratifs via des sessions en webconférence. Le client a ensuite souhaité s’appuyer sur la plateforme en la gardant en tant que plateforme de consultation de ressources pédagogiques (tutoriels, vidéos cas d’usage, etc.).

Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement de ce type ?

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📧 Par mail : information@mandarine.academy

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