Les étapes pour réussir son adoption Office 365Temps de lecture : 7 minutes

Lors du déploiement d’une nouvelle technologie, la plupart des entreprises concentrent trop souvent leur énergie sur l’aspect technique de la mise en œuvre. De toute évidence, le fait d’avoir accès à la technologie est une condition préalable à l’adoption.
Cependant, la gestion du changement est tout aussi importante lors du déploiement d’Office 365.

Le Cloud offre de nouvelles possibilités et, dans certains cas, des façons très différentes de travailler pour vos employés, auxquelles ils doivent s’habituer. L’ensemble des salariés devront être formés sur la façon d’utiliser ces nouveaux outils. Les employés (dits « early adopters ») profiteront rapidement des bénéfices apportés par les applications Office 365 et trouveront, par exemple, l’interface utilisateur de Microsoft Teams intéressante et intuitive.

Cependant, pour beaucoup de personnes l’utilisation et les usages des outils Office 365 restent un mystère. Vous avez donc besoin d’une stratégie qui encourage tout le monde à utiliser Office 365 et à l’intégrer quotidiennement. Fort de notre expérience en accompagnement au changement, nous aidons depuis plus de 10 ans déjà les entreprises dans leur adoption des usages Office 365. Depuis peu, certains de nos collaborateurs sont certifiés par la méthode Prosci. Dans cet article, nous allons vous résumer ce qu’est la méthode Prosci et les étapes pour réussir votre adoption Office 365.

La méthode PROSCI

L’objectif unique de Prosci est d’aider les organisations dans le développement de leur capacité interne à gérer le côté humain du changement et, par conséquent, à mener à bien leurs initiatives de changement. Prosci accomplit sa mission en vous donnant les moyens d’appliquer des méthodes axées sur la recherche et les résultats de vos projets de changement. La méthode est donc composée de 3 phases déployant des plans d’actions précis, révélées par l’outil ADKAR, acronyme emblématique de la méthode Prosci, signifiant Awareness (sensibilisation), Desire (désir), Knowledge (connaissance), Ability (capacité), et Reinforcement (consolidation).

Préparer le changement

La première étape de l’adoption d’Office 365 est la définition du besoin de changement.  Le but est d’obtenir une image fidèle de l’état actuel de l’organisation et de savoir comment le déploiement d’Office 365 va l’impacter. Il vous faudra définir les usages de chaque outil mis en place au sein de l’entreprise.

Étudier les usages actuels

Étudier les usages actuels permettra de se faire une idée de la façon dont les salariés utilisent leurs outils aujourd’hui (ou la façon dont ils ne les utilisent pas). Par exemple, est-ce que la plupart de vos chefs de projet communiquent actuellement via WhatsApp ? Est-ce que certaines équipes utilisent le stockage en ligne via Dropbox ? Cela vous aidera par la suite à cartographier les usages des outils Office 365 que vous souhaitez mettre en place.

Par la suite, vous serez en mesure de convaincre plus facilement les salariés des avantages de ces outils.  Par exemple, sachant que les chefs de projet communiquent actuellement via WhatsApp, vous allez pouvoir leur  « vendre » l’idée d’utiliser Microsoft Teams pour échanger par messages instantanés. Ils retrouveront le chat, mais également le stockage et la collaboration sur leurs documents. Vous pouvez ainsi facilement leur démontrer que Microsoft Teams permet de n’utiliser qu’un seul outil ayant les mêmes fonctionnalités et usages qu’ils avaient sur WhatApps et Dropbox. Sans procéder à une phase de définition du besoin, vous ne pourriez pas comparer les anciens usages des collaborateurs et les nouveaux, ce qui vous permet d’établir facilement un discours mettant en avant ce changement de technologie.

En pratique, comment faire ?

– Invitez les principaux ambassadeurs à discuter de l’utilisation de la technologie utilisée
– Effectuez des recherches auprès des utilisateurs finaux, notamment via des interviews
– Créez deux ou trois personæ pour identifier la façon dont vos salariés utilisent la technologie. Cela vous permettra par la suite de définir les points à améliorer et ainsi qu’une stratégie de changement incluant les avantages qui vous permettront de communiquer sur le changement auprès de vos utilisateurs.

Gérer le changement

La phase de préparation du changement vers Office 365 est essentielle. Il s’agit d’aider les utilisateurs à s’habituer à l’idée de travailler avec de nouveaux outils. Cette étape peut faire toute la différence entre un niveau élevé d’adoption et un rejet total des nouveaux outils. Cette phase est très importante : elle signifie que vous allez devoir préparer vos utilisateurs au changement, ce qui n’est pas facile pour tout le monde. Vous allez devoir communiquer de manière intense en rappelant les avantages pour les salariés et comment va s’effectuer le changement. Il ne faut surtout pas communiquer qu’une seule fois : il est important d’accélérer les communications plus les semaines approchent le basculement.

Il s’agit d’engager des ambassadeurs dans le processus et d’obtenir leur adhésion mais également de les coacher pour qu’ils soient préparés à embrasser le changement à venir.

Gérer le changement : comment faire ?

– Préparez des éléments de marketing et de communication alignés sur les objectifs de votre plan de communication pour susciter la curiosité de l’entreprise. Il peut s’agir notamment de campagnes d’affichage, de newsletters, de communications de la direction, etc.
– Choisissez des champions du changement dans chaque département, des personnes avides de technologie qui pourront transmettre l’envie d’utiliser les outils à leurs collègues.
– Les managers de proximités sont très importants quand il s’agit de changement. Impliquez-les afin de gagner l’adhésion de chaque équipe !
– Fixez une date pour le déploiement des nouveaux outils et prévenez vos collaborateurs.
– Organisez une journée de lancement des outils comprenant plusieurs actions comme des démonstrations et des formations.

Renforcer le changement

Même après un début de déploiement réussi, il y a toujours un risque que l’adoption retombe une fois « l’effet nouveauté » terminé. C’est donc ici qu’intervient l’étape de renforcement du changement. Le renforcement doit comprendre un examen régulier et une analyse de l’utilisation d’Office 365. Les collaborateurs utilisent-ils tous les outils fournis ? L’usage a-t-il commencé à diminuer ? S’il y a des creux dans l’utilisation, vous devez trouver ce qui les cause. Les utilisateurs retrouvent-ils leurs anciennes habitudes de travail ? Les salariés sont-ils résistants à utiliser les outils ?

Microsoft ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités à Office 365, il ne faut donc pas hésiter à communiquer dessus et à coacher les utilisateurs régulièrement.

Renforcer le changement : comment faire ?

– Analysez l’utilisation des nouveaux outils mis en place
– Surveillez les mise à jour Office 365 pour prévoir les prochains changements et préparez-vous à informer et former les utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités
– Maintenez la formation durant plusieurs mois après le déploiement (plateforme de formation, ateliers, sessions, etc.)
– Fournissez un support grâce aux ambassadeurs ou au manager de proximité au cas où des utilisateurs seraient résistants à l’utilisation
– Incluez des formations sur Office 365 dans le processus d’intégration lors de l’arrivée de nouveaux employés l’entreprise

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