L'accompagnement Office 365 d'une société de transports

Nous avons accompagné les utilisateurs d’une société de transport. Découvrez notre méthodologie et ce que nous avons réalisé.

Les besoins d’accompagnement Office 365

Les utilisateurs du groupe utilisaient les solutions Lotus Notes et Sametime. Le projetconsistait à déployer les briques de services suivantes :

Outlook 2016 et la version Online
Skype Entreprise
La suite Office 2016 (incluant Word Excel PowerPoint et OneNote) et la version Online
Les outils collaboratifs SharePoint, Groups et OneDrive
Le réseau social Yammer

Ils ont donc fait appel à nous pour mettre en place un dispositif qui visait à accompagner 1 728 utilisateurs sur l’appropriation et l’usage de ces solutions en langue française.

Cet accompagnement s’est fait au travers de cours mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy accompagnés d’un dispositif de communication. Il s’est déroulé sur 5 mois.

La plateforme Mandarine Academy permet de structurer le contenu de formation et les éléments de communication pour un accompagnement efficace des utilisateurs. Cette plateforme dispose d’un moteur innovant assurant la mise à disposition de différents contenus et organisations de formations (en webconférence ou sur site) et la communication mail auprès des utilisateurs. La plateforme s’adapte à chaque contexte et permet de gérer toute segmentation en profil utilisateur.

Les contenus disponibles sur la plateforme sont de plusieurs natures :

Vidéos (tutoriels, situations d’usage, teasing, webcasts)
Documents
Quiz
Sessions de formation
Bonnes pratiques grâce à une communauté et au réseau social associé

Ce que nous avons réalisé

Les prestations incluses dans notre accompagnement étaient les suivantes :

Paramétrage et validation de la mise en place de la plateforme Mandarine Academy avec personnalisation graphique
Workshop de communication ayant pour objectif de produire les éléments graphiques d’identité du projet ainsi qu’un storyboard pour la réalisation d’une vidéo par les équipes réalisations du client
Workshop de communication ayant pour objectif de produire le « plan de communication mail » en français
Intégration d’un plan de communication retenu dans le cadre du projet sur la plateforme en français
Workshop de personnalisation des cours, contenus vidéos et parcours au sein de la plateforme
Accès aux contenus mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy pour les utilisateurs, avec gestion des droits
Workshop pédagogique ayant pour objectif de produire les triptyques et le synopsis des sessions d’accompagnement en français
Animation de café corner sous forme de Showroom
Déclinaison de ces contenus pour des formations à destination des managers
Création du support d’animation pour chaque session d’accompagnement en français
Dispense des sessions d’accompagnement avec un formateur en français et gestion associée

Un accompagnement réussi

La plateforme Mandarine Academy a été mise en ligne en juin 2017 et a permis d’accompagner 1 728 utilisateurs à travers de sessions en webconférence, des cours, des tutoriels vidéo et des cas d’usage, le tout accessible en illimité pour tous les utilisateurs.