L'accompagnement Office 365 d'un leader mondial de l'emballage dans 10 langues

Lorsqu’un groupe mondial change d’outils pour Office 365, la formation et l’accompagnement de ses utilisateurs demande une attention particulière. Avec des collaborateurs à travers le monde parlant des langues différentes, la solution apportée doit être adéquate.

Mandarine Academy a eu l’opportunité d’accompagner un leader mondial de l’emballage dans la mise en place d’un dispositif de conduite du changement.

Résumé du besoin de ce client

Un grand groupe, leader mondial de l’emballage, a souhaité mettre en place un dispositif d’Accompagnement à la Conduite du Changement lors de la réalisation de son projet de migration vers Office 365.

Dans ce but, Mandarine Academy a proposé de mettre en œuvre les prestations suivantes :

Préparation de la dispense de l’accompagnement des utilisateurs
Dispense de l’accompagnement des utilisateurs

Les particularités du besoin client

Le projet de migration de ce groupe avait pour but de permettre l’appropriation progressive des différents composants de la solution Office 365 suite à la migration des solutions. Les priorités lors de cette phase projet sont l’adoption et l’usage par les utilisateurs des composants suivants :

Skype Entreprise
OneNote
OneDrive
SecureMailbox

Notre proposition a permis de sécuriser cette première étape par un accompagnement des utilisateurs à la prise en main des nouveaux outils. Le client a demandé la fourniture d’une offre complète d’accompagnement à la conduite du changement pour 5 000 utilisateurs présents dans 14 pays et qui devraient être accompagnés dans 10 langues différentes :

Français
Anglais
Allemand
Italien
Portugais brésilien
Chinois
Indonésien
Polonais
Indien
Espagnol

Dans ce but, le groupe nous a sollicité pour notre offre d’accompagnement à la conduite du changement.

Ce que nous avons réalisé

Les utilisateurs souhaitaient un accompagnement pour faciliter la prise en main de leur nouveau poste de travail. Dans le même temps, les équipes projets souhaitaient mettre à disposition de nouveaux outils (notamment Skype Entreprise et OneDrive) pour lesquels un accompagnement a été proposé.

L’accompagnement des utilisateurs visait 2 objectifs :

Rendre de nouveau opérationnel l’utilisateur suite aux modifications apportées sur son poste de travail
Présenter les nouveaux outils déployés et inciter à leur usage

Pour cela, nous avons proposé une approche novatrice, industrielle et digitale pour répondre à la demande des utilisateurs et des équipes projet. Notre solution repose sur les phases et éléments suivants :

Préparation de l’ensemble du dispositif :
- Prestations de cadrage et de conception qui permettent de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations garantissent la personnalisation en fonction du contexte et une mise en place efficace du dispositif
- Conception des contenus de communication et de formation qui permettent d’élaborer des documents décrivant le séquencement des mails de communication ainsi que les thèmes abordés lors des sessions d’accompagnement (plan de communication mail, synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aide-mémoires, vidéos…).
Mise en place la plateforme Mandarine Academy :

La plateforme Mandarine Academy permet de structurer le contenu de formation et des éléments de communication pour un accompagnement efficace des utilisateurs. Cette plateforme dispose d’un moteur innovant assurant la mise à disposition de différents contenus et organisations de formations (en webconférence ou sur site) et la communication mail auprès des utilisateurs. La plateforme s’adapte à chaque contexte et permet de gérer toute segmentation en profil utilisateur.

L’exécution et déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs :

Cette étape consiste en la production et le pilotage des sessions d’accompagnement animée par un formateur, planification, suivi et reporting associé.

Les résultats de l’accompagnement

La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en janvier 2018 dans 10 langues différentes et a permis d’accompagner 5 000 utilisateurs sur leurs nouvelles solutions collaboratives à travers des vidéos cas d’usage, des tutoriels traduits en 10 langues par nos équipes , des sessions en webconférence réalisées en 10 langues également et des documents mis à disposition des utilisateurs.