« La seule constante dans l’industrie technologique est le changement »Temps de lecture : 3 minutes

Cette déclaration souvent citée de Marc Benioff aurait pu être faite à n’importe quel moment depuis la première révolution industrielle. Les développements technologiques ont apporté des avantages incroyables à nos vies et au business. Certains d’entre nous embrassent ces changements en changeant de téléphones dès la sortie d’une nouvelle version, par exemple.  Mais beaucoup n’aiment pas le changement et même le changement le plus simple ne sera pas apprécié. Au sein d’une entreprise, la mise à jour informatique vers Office 365 fera donc face à plus d’une résistance.

Par nature, les humains sont résistants au changement. Si nous ne croyons pas que le changement sera dans notre intérêt, nous n’irons pas de l’avant donc s’adapter à de nouveaux logiciels qui nous permettent de faire de nouvelles choses dont nous n’avions jamais pensé avoir besoin ou qui changent notre façon de travailler ne sera pas toujours évident.

Cependant, des solutions d’apprentissage en ligne efficaces peuvent rendre ce passage aux nouvelles technologies beaucoup plus facile et même agréable pour les utilisateurs.

La formation, une solution pour faire accepter le changement

La formation des utilisateurs finaux est l’aspect le plus important d’une migration technologique et d’une adoption réussie dans toute organisation. Elle aide les utilisateurs à accepter le changement, car c’est l’utilisateur final qui décide si les nouveaux services produisent les gains d’efficacité prévus ou s’ils sont une nuisance pour sa productivité. Pour les nouveaux déploiements, comme l’adoption d’Office 365, il est important que les utilisateurs ne soient pas laissés à eux-mêmes mais qu’ils soient formés pour comprendre les avantages de ces nouveaux outils dans leur vie professionnelle quotidienne.

S’attendre à ce que les utilisateurs comprennent leurs nouveaux outils, les intègrent dans leurs pratiques de travail quotidiennes et les utilisent comme l’entreprise le souhaiterait est très optimiste. C’est en réalité insensé et cela aboutira à un échec : bien qu’un utilisateur puisse comprendre des logiciels comme Word ou Excel, l’introduction de Skype Entreprise, Yammer, OneDrive ou encore Sway laissera de nombreux utilisateurs confus.

La formation axée sur le métier

Il est tout aussi important qu’ils comprennent quels outils peuvent être utiles pour leur métier. Une approche uniforme ne produira pas les mêmes résultats que la formation axée sur les métiers de chacun, permettant aux utilisateurs finaux d’être formés en fonction de leurs rôles et responsabilités. Les utilisateurs sont alors formés sur tous les éléments pertinents à leur métier. Le département RH et l’équipe marketing peuvent, par exemple, être formés sur Sway pour créer des ressources de formation ou créer des supports de communication, tandis que l’équipe projet peut avoir besoin d’apprendre à utiliser Project pour partager et collaborer efficacement au sein de l’organisation.

Il est également nécessaire d’élaborer un programme de formation sur-mesure portant non seulement sur l’utilisation des éléments d’Office 365 mais aussi sur la relation entre les logiciels et les autres outils utilisés dans une entreprise, ainsi que sur leur pertinence par rapport aux processus et aux politiques de l’entreprise.

Il est nécessaire d’insister sur le rôle d’une formation efficace et pertinente pour réussir une mise à jour technologique qui aura des répercussions sur le travail quotidien des utilisateurs finaux. Et même si la technologie continuera de changer rapidement, nous pourrons aider les utilisateurs finaux à s’approprier et à profiter de ces changements grâce à une formation axée sur leur métier.

Pour en savoir plus sur nos offres d’accompagnement, contactez-nous dès maintenant ou accédez gratuitement à notre plateforme de formation Office 365 !