L’accompagnement d’utilisateurs sur Office 365 et leur nouveau site intranet

L'accompagnement d'utilisateurs sur Office 365 et leur nouveau site intranet

Une organisation a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement au changement lors la mise à disposition pour ses utilisateurs d’un nouveau site intranet. Pour répondre à la semaine de ce client, nous avons mis en œuvre les prestations suivantes :

  • Préparation des contenus de communication et de formation
  • Mise en place de la plateforme Mandarine Academy
  • Accompagnement des utilisateurs

Le besoin client

Le dispositif visait à accompagner 1 500 utilisateurs dans l’appropriation et l’usage de la nouvelle solution Intranet et des solutions Office 365. Cet accompagnement s’est déroulé au travers de cours mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy, composés de sessions live de formation de 1h30, de vidéos cas d’usage, de tutoriels vidéo, d’aide-mémoires personnalisés par nos équipes et de cours créés sur-mesure accompagnés d’un dispositif de communication.

La méthodologie Mandarine Academy

Dans le cadre de ce projet d’accompagnement au changement, Mandarine Academy propose la méthodologie et l’organisation suivantes :

  • Une phase de préparation qui permet de personnaliser les contenus de communication et de formation
  • Une phase de déploiement comprenant la réalisation de sessions de formations en live et l’envoi séquencé des mails de communication

Notre méthode s’appuie sur la mise en place de la plateforme Mandarine Academy qui permet un accès complet aux ressources pédagogiques en français. Cette plateforme contient notamment des moteurs d’organisation des inscriptions des stagiaires aux sessions et un système de mailing automatisé sur la base d’un plan de communication mail.

Notre démarche apporte une réponse en phase avec les attentes des utilisateurs :

  • Des formations live très opérationnelles d’une durée courte et ciblées sur la prise en main de la solution
  • Un ensemble de contenus vidéo permettant de compléter la formation et de progresser avec le temps

L’approche novatrice de Mandarine Academy, qui est détaillée dans cette proposition, se compose des éléments suivants :

1. Préparation de l’ensemble du dispositif :

  • Définition des éléments au travers des prestations de personnalisation permettant de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations permettent de garantir une personnalisation en fonction du contexte.
  • Conception des contenus de communication afin d’élaborer des documents décrivant le séquencement des mails de communication (plan de communication mail).
  • Conception des contenus de formation dont le but est d’élaborer des documents décrivant les thèmes abordés lors des sessions d’accompagnement (synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aide-mémoires, vidéos d’usage, etc.).

2. Une solution de gestion des contenus au travers de la plateforme Mandarine Academy :

Il s’agit d’une solution avancée de gestion de contenus au travers de cours, parcours, communications et organisation des sessions d’accompagnement. Disponible en mode SaaS, cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu et d’un reporting automatique, en temps réel et partageable.

3. Déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs :

Il s’agit de la production et du pilotage des sessions d’accompagnement animées par un formateur (planification, suivi et reporting associé).

Un accompagnement réussi

La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en août 2017 en langue française. Composé de sessions de formation live de 1h30, de vidéos cas d’usage, de tutoriels vidéo, d’aide-mémoires personnalisés par nos équipes et de cours créés
sur-mesure, elle a permis a ce jour de former 750 utilisateurs lors de la première phrase d’accompagnement et 1 500 utilisateurs lors de la deuxième phase.

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