L’accompagnement d’utilisateurs sur Office 365 et leur nouveau site intranet

L'accompagnement d'utilisateurs sur Office 365 et leur nouveau site intranet

Une organisation a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement au changement lors la mise à disposition pour ses utilisateurs d’un nouveau site intranet. Pour répondre à la semaine de ce client, nous avons mis en oeuvre les prestations suivantes :

  • Prestations de préparation des contenus de communication et formation
  • La mise en place de la plateforme Mandarine Academy
  • La dispense de l’accompagnement des utilisateurs

Le besoin client

Le dispositif d’accompagnement visait à accompagner 1 500 utilisateurs dans l’appropriation et l’usage de la nouvelle solution Intranet et des solutions Office 365. Le contenu de cet accompagnement s’est déroulé au travers de cours mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy, composé de sessions live de formation de 1h30, de vidéos cas d’usage, de tutoriels vidéos, d’aide-mémoire personnalisés par nos équipes et cours créés sur mesure, et accompagné d’un dispositif de communication.

La méthodologie Mandarine Academy

Dans le cadre de ce projet d’accompagnement au changement, Mandarine Academy propose la méthodologie et l’organisation suivante :

  •  Une phase de préparation qui permet de personnaliser les contenus de communication et de formation
  • Une phase de déploiement comprenant la réalisation de sessions de formations en live et l’envoi séquencé des mails de communication

Notre méthode s’appuie sur la mise en place de la plateforme Mandarine Academy permettant un accès complet aux ressources pédagogiques en Français. Cette plateforme contient notamment des moteurs d’organisation des inscriptions des stagiaires dans les sessions et un système de mailing automatisé sur la base d’un plan de communication mail.

Notre démarche apporte une réponse en phase avec les attentes des utilisateurs :

  • Une formation live très opérationnelle d’une durée courte et ciblée sur la prise en main de la solution
  • Un ensemble de contenus vidéos permettant de compléter la formation et progresser dans le temps

L’approche novatrice de Mandarine Academy qui est détaillée dans cette proposition se compose des éléments suivants :

1. Préparation de l’ensemble du dispositif :

  • Définition des éléments au travers des prestations de personnalisation permettant de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations permettent de garantir une personnalisation en fonction du contexte.
  • Conception des contenus de communication : ces prestations permettent d’élaborer des documents décrivant les séquencements des mails de communication (plan de communication mail).
  • Conception des contenus de formation : ces prestations permettent d’élaborer des documents décrivant les thèmes abordés dans les sessions d’accompagnement (synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aides mémoires, vidéos d’usage …)

2. Une solution de gestion des contenus au travers de la plateforme Mandarine Academy : solution avancée de gestion de contenus au travers de cours, parcours, communications et organisation des sessions d’accompagnement. Disponible en mode SaaS, cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, et d’un reporting automatique, temps réel et partageable.

3. Déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs : production et pilotage des sessions d’accompagnement animées par un formateur (planification, suivi et reporting associé).

Un accompagnement réussi

La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en août 2017 en langue française. Composé de sessions live de formation de 1h30, de vidéos cas d’usage, de tutoriels vidéos, d’aide-mémoire personnalisés par nos équipes et cours créé sur mesure, elle a permis a ce jour de former 750 utilisateurs lors de la première phrase d’accompagnement et 1 500 utilisateurs lors de la deuxième phase.

Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement de ce type ?

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