L’accompagnement d’utilisateurs Office 365 en 10 langues

L'accompagnement d'utilisateurs Office 365 en 10 langues

Nous avons accompagné les utilisateurs d’une société d’emballage et de chimie de spécialités pour leur permettre de s’approprier leurs nouveaux outils collaboratifs Office 365. Le client souhaitait mettre en place un dispositif d’accompagnement à la conduite du changement dans la durée pour ses utilisateurs via un catalogue de contenu.

L’appropriation des nouveaux outils Office 365

Le besoin du client consistait à accompagner les utilisateurs dans la transformation digitale d’entreprise. Le dispositif d’accompagnement visait à accompagner 1 165 utilisateurs dans l’appropriation et l’usage de la solution Office 365.  

Les contenus mis à disposition couvraient les services suivants : 

  • Une sélection de services disponibles dans Office 365
  • Suite Office (dont Word Excel PowerPoint OneNote) 
  • Outlook  
  • Skype For Business 
  • Les outils collaboratifs SharePoint et OneDrive 
  • Le réseau Social Yammer 
  • Autres outils comme Teams, Delve, Planner, Project, … 

L’accompagnement prévu s’est effectué en français et anglais. Le contenu de cet accompagnement s’est fait au travers de cours mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy et accompagné d’un dispositif de communication. 

Pour mener à bien ce projet, nous avons mis en place les prestations suivantes : 

  • Mise en place de la plateforme Mandarine Academy 
  • Validation des contenus pédagogiques,  des cours et parcours à mettre à disposition des utilisateurs (via le catalogue de formation Mooc Office 365 Business). 
  • Dispense de l’accompagnement des utilisateurs via des sessions de formation inter-entreprises (via le catalogue de formation Mooc Office 365 Business)  

 La méthodologie Mandarine 

Dans le cadre de ce projet d’accompagnement au changement, Mandarine Academy a proposé la méthodologie et l’organisation suivante :  

  • Une phase de préparation qui permet de valider les contenus de communication et de formation et la mise en place de la plateforme Mandarine Academy 
  • Une phase de déploiement comprenant la réalisation de sessions de formations en live et l’envoi séquencé des mails de communication liés à la plateforme 

Notre méthode s’appuie sur la mise en place de la plateforme Mandarine Academy permettant un accès complet aux ressources pédagogiques en français et en anglais. Notre plateforme contient notamment des moteurs d’organisation des inscriptions des stagiaires dans les sessions et un système de mailing automatisé sur la base d’un plan de communication mail standard. 

Notre démarche apporte une réponse en phase avec les attentes des utilisateurs : 

  • Une formation live très opérationnelle d’une durée courte et ciblée sur la prise en main de la solution 
  • Un ensemble de contenus vidéos permettant de compléter la formation et progresser dans le temps
  • Une communauté d’échange via la plateforme pour une réponse aux questions 

La mise en place de l’accompagnement par Mandarine 

L’approche novatrice de Mandarine Academy se compose des éléments suivants : 

  • Préparation de l’ensemble du dispositif : nous définissons les éléments au travers d’un atelier pour valider les mails de communication, et les contenus pédagogiques qui seront disponibles pour les utilisateurs, parmi les contenus standards du MOOC Office 365 de Mandarine Academy.  
  • Une solution de gestion des contenus au travers de la plateforme Mandarine Academy : une solution avancée de gestion de contenus au travers de cours, parcours, communications et organisation des sessions d’accompagnement. Disponible en mode SaaS, cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, et d’un reporting automatique, temps réel et partageable. 
  • Déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs :  Accès illimité aux sessions inter-entreprises du Mooc Office 365 Business 

 Ce que nous avons réalisé

Pour répondre au besoin de ce client, Mandarine Academy a proposé d’associer :  

  • Une plateforme privatisée et personnalisée permettant de structurer du contenu 
  • L’intégration du dispositif mutualisé du Mooc Office 365 Business dont le contenu peut être filtré (contenus vidéos et accès illimité aux sessions live en webconférence inter-entreprises) 
  • La gestion des droits d’accès des utilisateurs pour consommer les différents contenus de formation 

Nous avons réalisés les prestations suivantes pour mener à bien cet accompagnement :

  • Paramétrage et validation de la mise en œuvre de la plateforme Mandarine Academy, avec personnalisation graphique 
  • Intégration d’un plan de communication (basé sur les mails standards du Mooc Office 365 Business de Mandarine Academy), dans la plateforme en Français et en Anglais, 
  • Workshop de sélection des cours, contenus vidéos et parcours sur la base des contenus du Mooc Office 365 Business  
  • Accès aux contenus mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy pour les utilisateurs, et gestion des droits 
  • Accès en illimité aux sessions live du catalogue Mooc Office 365 Business pour les utilisateurs en français et anglais 

 La plateforme a ainsi été mise en ligne en avril 2017 en version française et anglaise et a permis d’accompagner 629 utilisateurs en langue française, 94 en anglais, 110 en espagnol, 90 en langue polonaise et 135 en langue chinoise.

 

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