L’accompagnement Office 365 de 1 777 utilisateurs

L'accompagnement Office 365 de 1 777 utilisateurs

Un grand groupe a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement à la conduite du changement lors de la mise à disposition pour ses utilisateurs de la suite Office 365 et nous a sollicité pour exécuter cet accompagnement pour des populations définies.

Dans ce contexte, plusieurs étapes dans l’adoption était à prévoir. La mise en œuvre initiale concernait l’utilisation d’Outlook. Cette étape était la première du projet global de déploiement des composants de la suite Office 365. 

L’accompagnement de 1 777 utilisateurs 

Le groupe nous a demandé la fourniture d’une offre complète d’accompagnement à la conduite du changement pour 1 777 utilisateurs 100% en Français. Les utilisateurs utilisaient la solution de messagerie Lotus Notes et utilisent désormais les outils Outlook et Skype Entreprise. Dans ce but, nous avons mis en œuvre les prestations d’accompagnement suivantes : 

  • Prestations de préparation de la dispense de l’accompagnement des utilisateurs 
  • Dispense de l’accompagnement des utilisateurs 

L’accompagnement devait permettre l’appropriation progressive des différents composants de la solution Office 365. La priorité sur cette phase projet est l’adoption et l’usage par les utilisateurs des composants suivants : 

  • Outlook version 2016 
  • Skype For Business
  • La suite Office 2016 (incluant Word Excel PowerPoint One Note) et la version Online 
  • Les outils collaboratifs SharePoint et OneDrive 
  • Le réseau Social Yammer 
  • Autres outils comme Delve, Planner, Sway, Vidéo/Stream, Power BI, Project … 

 Mise en place de la méthodologie de Mandarine Academy

Mandarine a proposé son approche novatrice, industrielle et digitale pour répondre à la demande des utilisateurs et des équipes projet. Notre solution repose sur les phases et éléments suivants : 

  • Préparation de l’ensemble du dispositif :  
    • Définition des éléments au travers de prestations de cadrage et de conception : permettant de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations permettent de garantir la personnalisation en fonction du contexte et une implémentation efficace du dispositif 
    • Conception des contenus de communication et formation : ces prestations permettent d’élaborer des documents décrivant les séquencements des mails de communication ainsi que les thèmes abordés dans les sessions d’accompagnement (plan de communication mail, synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aides mémoires, vidéos teasing …)
  • Une solution de gestion de la logistique de communication et formation : Solution de gestion automatisée de la communication et de la logistique de réservation et d’exécution  des sessions d’accompagnement, disponible en mode SaaS. Cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, d’accès partagés entre les parties aux événements et contenus du projet, et enfin d’un reporting automatique, temps réel et partageable. 
  • L’exécution et déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs : production et pilotage des sessions d’accompagnement animée par un formateur, planification, suivi et reporting associé. 

Ce que nous avons réalisé

Pour accompagner ce client, nous avons réalisé les prestations suivantes :

  • Paramétrage et validation de la mise en œuvre de la plateforme, 
  • Workshop de communication ayant pour but de produire le « plan de communication mail » en Français  
  • Intégration d’un plan de communication retenu dans la plateforme
  • Workshop pédagogique ayant pour objectif pour la production d’un synopsis de session d’accompagnement en français : 
  • La création du support d’animation pour chaque session d’accompagnement en Français 
  • Personnalisation graphique la plateforme et des contenus de communication et formation sur la base de la charte du client
  • Dispense des sessions d’accompagnement avec un formateur en français 
  • Intégration des contenus validés dans la plateforme 
  • Accès illimité aux contenus mis en ligne sur la plateforme pour les utilisateurs. 

La plateforme a été mise en ligne en mars 2017 et a permis de former progressivement les 1 777 utilisateurs de ce groupe via la plateforme Mandarine Academy.

 

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