L’accompagnement Office 365 de 1 777 utilisateurs

L'accompagnement Office 365 de 1 777 utilisateurs

Un grand groupe a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement à la conduite du changement lors de la mise à disposition pour ses utilisateurs de la suite Office 365 et nous a sollicité pour exécuter cet accompagnement pour des populations définies.

Dans ce contexte, plusieurs étapes dans l’adoption étaient à prévoir. La mise en œuvre initiale concernait l’utilisation d’Outlook. Cette étape était la première du projet global de déploiement des composants de la suite Office 365. 

L’accompagnement de 1 777 utilisateurs 

Le groupe nous a demandé la fourniture d’une offre complète d’accompagnement à la conduite du changement pour
1 777 utilisateurs en français. Les utilisateurs employaient la solution de messagerie Lotus Notes et se servent désormais des outils Outlook et Skype Entreprise. Dans ce but, nous avons mis en place les prestations d’accompagnement suivantes : 

  • Préparation de la dispense de l’accompagnement des utilisateurs 
  • Dispense de l’accompagnement des utilisateurs 

L’accompagnement devait permettre l’appropriation progressive des différents composants de la solution Office 365. Les priorités de cette phase projet étaient l’adoption et l’usage par les utilisateurs des composants suivants : 

  • Outlook 2016 
  • Skype Entreprise
  • La suite Office 2016 (incluant Word, Excel, PowerPoint et OneNote) et la version Online 
  • Les outils collaboratifs SharePoint et OneDrive 
  • Le réseau social Yammer 
  • D’autres outils comme Delve, Planner, Sway, Stream, Power BI, Project, etc.

 Mise en place de la méthodologie de Mandarine Academy

Mandarine a proposé son approche novatrice, industrielle et digitale pour répondre à la demande des utilisateurs et des équipes projet. Notre solution reposait sur les phases et éléments suivants : 

  • Préparation de l’ensemble du dispositif :  
    • Définition des éléments au travers de prestations de cadrage et de conception qui permettent de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations garantissent la personnalisation en fonction du contexte et une mise en place efficace du dispositif
    • Conception des contenus de communication et de formation qui permettent d’élaborer des documents décrivant le séquencement des mails de communication ainsi que les thèmes abordés lors des sessions d’accompagnement (plan de communication mail, synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aide-mémoires, vidéos teasing…).
  • Une solution de gestion de la logistique de communication et formation

Il s’agit d’une solution de gestion automatisée de la communication et de la logistique de réservation et d’exécution des sessions d’accompagnement, disponible en mode SaaS. Cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, d’accès partagés entre les parties aux événements et contenus du projet et un reporting automatique, en temps réel et partageable. 

  • L’exécution et déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs :

Cette étape consiste en la production et le pilotage des sessions d’accompagnement animée par un formateur, planification, suivi et reporting associé. 

Ce que nous avons réalisé

Pour accompagner ce client, nous avons réalisé les prestations suivantes :

  • Paramétrage et validation de la mise en place de la plateforme, 
  • Workshop de communication ayant pour objectif de produire le « plan de communication mail » en français  
  • Intégration d’un plan de communication retenu dans la plateforme
  • Workshop pédagogique ayant pour objectif pour la production d’un synopsis de session d’accompagnement en français
  • Création du support d’animation pour chaque session d’accompagnement en français 
  • Personnalisation graphique de la plateforme et des contenus de communication et de formation sur la base de la charte du client
  • Dispense des sessions d’accompagnement avec un formateur en français 
  • Intégration des contenus validés dans la plateforme 
  • Accès illimité aux contenus mis en ligne sur la plateforme pour les utilisateurs

La plateforme a été mise en ligne en mars 2017 et a permis de former progressivement les 1 777 utilisateurs de ce groupe.

 

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