L’accompagnement Office 365 d’un leader mondial de l’emballage dans 14 langues

L'accompagnement Office 365 d'un leader mondial de l'emballage dans 14 langues

Résumé du besoin de ce client 

Un grand groupe, leader mondial de l’emballage, a souhaité mettre en place un dispositif d’Accompagnement à la Conduite du Changement lors de la réalisation du projet de migration vers Office 365. 

Dans ce but, Mandarine Academy propose de mettre en œuvre les prestations suivantes : 

  • Prestations de préparation de la dispense de l’accompagnement des utilisateurs 
  • Dispense de l’accompagnement des utilisateurs 

Les particularités du besoin client

Le projet de migration de ce groupe avait pour but de permettre l’appropriation progressive des différents composants de la solution Office 365 suite à la migration des solutions prévue. La priorité sur cette phase projet est l’adoption et l’usage par les utilisateurs des composants suivants : 

  • Skype For Business 
  • OneNote 
  • OneDrive 
  • SecureMailBox 

Notre proposition a permis de sécuriser cette première étape par un accompagnement des utilisateurs à la prise en main de ces nouveaux outils.  Le client a  demandé la fourniture d’une offre complète d’accompagnement à la conduite du changement pour 5 000 utilisateurs présents dans 14 pays et qui devraient être accompagnés dans 10 langues différentes :

  • Français
  • Anglais 
  • Allemand 
  • Italien 
  • Portugais Brésilien 
  • Chinois 
  • Indonésien 
  • Polonais 
  • Indien 
  • Espagnol 

Dans ce but, le groupe nous a sollicité pour la fourniture de notre offre d’accompagnement à la conduite du changement.

Ce que nous avons réalisé

Les utilisateurs souhaitaient un accompagnement pour faciliter la prise en main de leur nouveau poste de travail. Dans le même temps, les équipes projets souhaitaient mettre à disposition de nouveaux outils (tels que Skype For Business et OneDrive) pour lesquels un accompagnement a été proposé. 

L’accompagnement des utilisateurs visait 2 objectifs : 

  • Rendre de nouveau opérationnel l’utilisateur suite aux modifications apportées sur son poste de travail 
  • Présenter et inciter à l’usage des nouveaux outils déployés 

Pour cela, nous avons proposé une approche novatrice, industrielle et digitale pour répondre à la demande des utilisateurs et des équipes projet. Notre solution repose sur les phases et éléments suivants : 

  • Préparation de l’ensemble du dispositif : 
    • Au travers de prestations de cadrage et de conception : permettant de s’appuyer sur des retours d’expérience et des modèles personnalisables. Ces prestations permettent de garantir la personnalisation en fonction du contexte et une implémentation efficace du dispositif
    • Conception des contenus de communication et formation : ces prestations permettent d’élaborer des documents décrivant les séquencements des mails de communication ainsi que les thèmes abordés dans les sessions d’accompagnement (plan de communication mail, synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur, aides mémoires, vidéos…).
  •  Mise en place la plateforme Mandarine Academy La plateforme Mandarine Academy permet de structurer le contenu de formation et des éléments de communication pour un accompagnement efficace de vos utilisateurs.  Cette plateforme dispose d’un moteur innovant assurant la mise à disposition de différents contenus et organisations de formations (en webconférences ou sur site) et la communication mail auprès des utilisateurs. La plateforme s’adapte à chaque contexte et permet de gérer toute segmentation en profil utilisateur. 
  • L’exécution et déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs : production et pilotage des sessions d’accompagnement animée par un formateur, planification, suivi et reporting associé. 

Les résultats de l’accompagnement 

La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en janvier 2018 dans 10 langues différentes et a permis d’accompagner 5 000 utilisateurs sur leurs nouvelles solutions collaboratives à travers des vidéos cas d’usage, des tutoriels traduits en 10 langues par nos équipes , des sessions en webconférence réalisés en 10 langues également et des documents mis à disposition des utilisateurs.

La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en janvier 2018 dans 10 langues différentes et a permis d'accompagner 5 000 utilisateurs sur leurs nouvelles solutions collaboratives à travers des vidéos cas d'usage, des tutoriels traduits en 10 langues par nos équipes , des sessions en webconférence réalisés en 10 langues également et des documents mis à disposition des utilisateurs.La plateforme Mandarine Academy a été mise à disposition des utilisateurs en janvier 2018 dans 10 langues différentes et a permis d'accompagner 5 000 utilisateurs sur leurs nouvelles solutions collaboratives à travers des vidéos cas d'usage, des tutoriels traduits en 10 langues par nos équipes , des sessions en webconférence réalisés en 10 langues également et des documents mis à disposition des utilisateurs.

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