L’accompagnement d’une industrie agroalimentaire Office 365

L'accompagnement d'une industrie agroalimentaire Office 365

Le Projet Office 365 d’une industrie agroalimentaire doit permettre de mettre en œuvre progressivement les différents composants de la solution Microsoft Office 365 dont les principaux outils pour les utilisateurs sont Outlook, Skype,  SharePoint et Yammer.

Le plan d’adoption client

Il avait été décidé par le client que la mise en place du volet messagerie électronique et communication Skype de la solution Microsoft Office 365  serait la première étape de son projet global. Cette étape devait donc être sécurisée par un accompagnement des utilisateurs dans la prise en main des nouveaux outils. Pour cette raison, ce groupe a fait appel à Mandarine Academy pour  la fourniture d’une offre complète d’accompagnement au changement pour 2 500 utilisateurs regroupés en 3 populations :

  • 500 utilisateurs devant recevoir une formation complète sur Office 365 avec la partie Outlook niveau avancé
  • 1000 utilisateurs devant recevoir une formation à l’usage de Outlook Découverte
  • 1000 utilisateurs devant recevoir l’accès à l’autoformation (vidéos, tutoriels…)

Le client souhaitait donc disposer d’un accompagnement de ses utilisateurs à la prise en main de la messagerie Office 365 et des outils collaboratifs Skype, Yammer, SharePoint et OneDrive. Pour cela, il souhaitait une approche industrielle, novatrice et digitale.

Les solutions proposées par Mandarine

Les solutions proposées par Mandarine pour répondre à cette demande étaient les suivantes :

  • Phase de préparation de l’ensemble du dispositif d’accompagnement
  •  Conception de la communication et de la formation : document décrivant le séquencement des mails de communication et synopsis des sessions d’accompagnement animées par un formateur
  • Mise en place de la plateforme Mandarine Academy : solution de gestion automatisée de la communication et de la logistique de réservation et d’exécution (dispense) de l’accompagnement, disponible en mode SaaS. Cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, d’accès partagé entre les parties aux événements et contenus du projet, et enfin un reporting automatique, en temps réel et partageable.
  • Production et pilotage des sessions d’accompagnement animée par un formateur, suivi et reporting associé.

Ce que nous avons délivré

Périmètre des livrables autres que documentaires :

  •  Paramétrage et validation de la mise en œuvre de la plateforme Mandarine Academy
  • Intégration des contenus standards validés dans la plateforme Mandarine Academy
  • Intégration d’un plan de communication retenu dans le cadre du projet sur la plateforme en français
  • Workshop pédagogique ayant pour objectif de produire le synopsis de 2 sessions d’accompagnement en français
  • Création du support d’animation de la session d’accompagnement en français
  • Dispense des formations en français
  • Accès aux contenus mis en ligne sur la plateforme Mandarine Academy pour les utilisateurs

La plateforme a ainsi été mise en ligne en février 2017, donnant accès à 2 811 utilisateurs en langue française, anglaise et espagnol.

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