L’accompagnement au changement Office 365 d’un groupe d’information et de services

L'accompagnement au changement Office 365 d'un groupe d'information et de services

Dans le cadre d’un projet de migration de messagerie vers Office 365 d’un groupe d’information et de services, nous avons mis en place notre plateforme de formation Mandarine Academy, associée à son plan de communication.

Un accompagnement dédié à Office 365

Dans le cadre de la migration de la messagerie vers Office 365, Mandarine Academy a mis en place sa plateforme de formation associée à son plan de communication, et a dispensé la formation du support helpdesk, du coaching pour les VIP, et des formations à distances pour les utilisateurs.

Les utilisateurs utilisaient auparavant la solution Outlook et Office où différentes versions coexistaient au sein des filiales. Le projet consistait à déployer les briques de services suivantes : 

  • Outlook version 2016 et la version Online 
  • Skype For Business 
  • La suite Office 2016 (incluant Word Excel PowerPoint One Note) lors du renouvellement du poste et la version Online pour les licences E1 
  • Les outils collaboratifs OneDrive 

Les actions que nous avons menées

Pour mener à bien ce projet, nous avons proposé nos services standards “by Mandarine”. Nous avons donc proposé notre méthodologie et l’organisation suivante :  

  • Une phase de préparation qui permet de personnaliser les contenus de communication et de formation 
  • Une phase de déploiement comprenant la réalisation de sessions de formations en live et l’envoi séquencé des mails de communication 

Notre méthode s’appuie sur la mise en place de la plateforme Mandarine Academy permettant un accès complet aux ressources pédagogiques en Français et en Anglais. Cette plateforme contient notamment des moteurs d’organisation des inscriptions des stagiaires dans les sessions et un système de mailing automatisé sur la base d’un plan de communication mail. 

Notre démarche a apporté une réponse en phase avec les attentes des utilisateurs : 

  • Une formation live très opérationnelle d’une durée courte et ciblée sur la prise en main de la solution 
  • Un ensemble de contenus vidéos permettant de compléter la formation et progresser dans le temps 

L’approche novatrice de Mandarine Academy qui est détaillée dans cette proposition se compose des éléments suivants : 

  • Préparation de l’ensemble du dispositif  (définition des éléments, conception des contenus de communication, conception des contenus de formation)
  • Une solution de gestion des contenus au travers de la plateforme Mandarine Academy : solution avancée de gestion de contenus au travers de cours, parcours, communications et organisation des sessions d’accompagnement. Disponible en mode SaaS, cette solution intègre des fonctionnalités avancées d’organisation des réservations de sessions, de partage de contenu, et d’un reporting automatique, temps réel et partageable. 
  • Déploiement de l’accompagnement auprès des utilisateurs : production et pilotage des sessions d’accompagnement animées par un formateur (planification, suivi et reporting associé). 

La plateforme a donc permis à chaque utilisateur d’accéder à un espace stagiaire pour bénéficier de toutes les ressources mise à leur disposition. Les utilisateurs étaient alors informés, grâce au plan de communication que nous mettons en place, des sessions auxquelles ils étaient inscrits. Nous avons réalisé ces sessions autour de la découverte des outils de la suite Microsoft Office Pro Plus et Microsoft Office 365. Chacune d’elle a permis aux utilisateurs d’interagir et de poser les questions qu’ils pouvaient avoir avec un formateur expert de la solution grâce à la webconférence.

Le projet s’est déroulé en plusieurs phase :

  • Phase 1 : préparation des éléments de communication pour la France et l’Angleterre 
  • Phase 2 : déploiement des formations France sur 2017 
  • Phase 3 : préparation des communications en 3 langues complémentaires et déploiement de l’accompagnement en français ou anglais en 2018 avec les contenus de formation validés en 2017

Nous avons mis en place la plateforme en avril 2017, pour 2145 utilisateurs en langue Française et 643 utilisateurs en langue anglaise (avec communication en Espagnol, Italien ou néerlandais) 

Le projet d’accompagnement s’est ainsi déroulé sur 6 mois en 2017 et 4 mois en 2018.

Quel est le bilan ?

A la fin de l’accompagnement, les 2 500 utilisateurs ont tous pu accéder à la formation sur leurs nouveaux outils collaboratifs via des sessions en webconférence. Le client a ensuite souhaité s’appuyer sur la plateforme en la gardant en tant que plateforme de consultation de ressources pédagogiques (tutoriels, vidéos cas d’usage…)

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