L'accompagnement d'un centre scientifique du bâtiment sur le déploiement des solutions Office 365

Nous avons accompagné un centre scientifique du bâtiment sur le déploiement des solutions Outlook, Skype, OneDrive, SharePoint et Teams. On vous explique les étapes d’accompagnement que nous avons mises en place pour ce client.

L’accompagnement d’un centre scientifique

Le client a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement à la conduite du changement et de formation lors de la réalisation d’une transformation concernant la mise à disposition pour ses utilisateurs de la solution Office 365.

Cette transformation consistait à déployer les briques de services suivantes :

  • Outlook version 2016 et Online
  • Skype Entreprise
  • Les outils collaboratifs SharePoint, OneDrive et Teams

Le dispositif d’accompagnement visait à accompagner 925 utilisateurs dans l’appropriation et l’usage de ces solutions. L’ensemble de l’accompagnement s’est effectué en langue française. Cet accompagnement s’est fait au travers de cours mise en ligne sur la plateforme Mandarine Academy, accompagné d’un dispositif de communication et de sessions live de formation de 1h30. Le projet d’accompagnement s’est déroulé sur 3 mois, au regard du planning de migration prévu par le client.

Les réalisations effectuées auprès du client

Dans le cadre de cet accompagnement, nous avons proposé la méthodologie et l’organisation suivante :

  • Une phase de préparation qui permet de personnaliser les contenus de communication et de formation associant en cela la mise en place de la plateforme Mandarine Academy
  • Une phase de déploiement comprenant la réalisation de sessions de formation live et l’envoi séquencé des mails de communication

Notre méthode s’appuie sur la mise en place de la plateforme Mandarine Academy permettant un accès complet aux ressources pédagogiques en français. Cette plateforme contient notamment des moteurs d’organisation des inscriptions des utilisateurs aux sessions et un système de mailing automatisé sur la base du plan de communication mail défini avec le client.

Nous avons proposé notre savoir-faire pour apporter une réponse en phase avec les attentes des utilisateurs :

  • Une formation live très opérationnelle d’une durée courte et ciblée sur la prise en main de la solution
  • Un ensemble de contenus vidéo permettant de compléter la formation et de progresser avec le temps
  • Une communauté d’échange via la plateforme pour une réponse aux questions d’usage et des échanges entre les utilisateurs

Pour mener à bien cette transformation, nous avons accompagné ce client sur :

  • La préparation de l’ensemble du dispositif (définition des éléments, conception des contenus de communication et de formation)
  • La mise en place d’une solution de gestion au travers de la plateforme Mandarine Academy
  • Le déploiement des formations auprès des utilisateurs (production, pilotage des sessions d’accompagnement, suivi et reporting)

 

Des résultats visibles

La plateforme a été mise en ligne en octobre 2017 et a déjà permis de former 925 utilisateurs. Elle reste à disposition des utilisateurs afin qu’ils progressent dans leur appropriation des outils.

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