La formation, une condition essentielle du succès lors de la mise en place d’Office 365

La formation est en réalité une condition sine qua non du succès de toute mise en œuvre d'Office 365

Pourquoi la formation est-elle nécessaire ?

La formation est une condition préalable à la réussite de toute mise en œuvre ou migration vers Microsoft Office 365. Cependant, la planification du projet, la gestion du changement et le retour sur investissement sont souvent basés sur des aspects plus techniques tels que le coût du logiciel, les nouvelles fonctionnalités et les détails de la migration. Pourtant, un projet est voué à l’échec si la priorité n’est pas donnée à l’adoption des utilisateurs finaux.

Cela signifie que beaucoup trop de projets négligent l’engagement des utilisateurs finaux visant à promouvoir l’acceptation et l’adoption de nouveaux services. Le fait de passer à côté de cette étape d’engagement peut provoquer des baisses de productivités non désirées pendant la mise en service et les mois suivant le déploiement.

Si la formation est identifiée comme un besoin plus tardif dans le projet, il faudra alors lui trouver un budget. Cela peut entraîner des « emprunts » auprès d’autres secteurs pour la payer. La réaffectation d’un budget alors qu’un projet est déjà en cours présente un niveau de risque élevé et pourrait même le retarder.

La mise en place d’un plan de formation efficace dès le début du projet augmente considérablement les chances de mener à bien le projet grâce à une meilleure adoption par les utilisateurs finaux. Le budget alloué ne doit pas nécessairement être excessif. La formation en ligne combinée à des sessions en webconférence, en direct avec des formateurs experts, est disponible pour un coût beaucoup plus faible que les formations traditionnelles et nécessite beaucoup moins de ressources organisationnelles et de planification.

Le budget devrait également inclure un élément de communication interne pour motiver les utilisateurs à participer à la formation, avant et pendant le projet.

Le programme de formation doit définir les étapes à franchir pour assurer le succès du projet. Ces étapes devraient tenir compte des besoins des utilisateurs finaux. Cela comprend l’identification des champions du changement, c’est-à-dire des utilisateurs moteurs, qui ont été identifiés pour diriger l’adoption des utilisateurs finaux.

Des utilisateurs bien préparés et motivés peuvent aider à la mise en œuvre réussie d’un projet, tout en respectant les délais et le budget. La probabilité que le projet soit efficace augmente alors fortement

La stratégie de formation doit faire partie de la phase initiale de planification du projet et constituer un pilier central du message qui motive les utilisateurs finaux à adopter les nouveaux outils mis à leur disposition.

Pour créer un programme de formation pertinent, vous devez vous poser certaines questions :

  • Qui doit être formé ?
  • Quels sujets devraient être abordés lors de la formation ?
  • Où partager l’information sur la formation ?
  • Quand commencer la formation et combien de temps va-t-elle durer ?

Il n’est pas raisonnable de s’attendre à ce que les gens apprennent et se souviennent de tous les aspects de la formation effectuée. Une offre d’une formation libre-service, permettant aux utilisateurs d’accéder à de la formation tout au long de la première ou de la deuxième année suivant la migration, stimulera l’adoption des utilisateurs finaux.

Comment réaliser la formation ?

Reconnaître le besoin de formation et l’intégrer dès la première étape aidera le projet à atteindre le retour sur investissement prévu. Il permettra de livrer le projet à temps et éliminera bon nombre de problèmes imprévus.

La compréhension du besoin de formation et la planification d’un programme peuvent également nécessiter l’aide de spécialistes qui ont travaillé sur de nombreux projets similaires. Ils peuvent non seulement aider à la planification, mais aussi au déploiement et aux besoins continus des utilisateurs en matière de formation.

Chaque projet est unique, mais le besoin d’adoption par les utilisateurs finaux est universel et pour y parvenir la formation est essentielle.

Les formations en ligne apportent une réponse idéale. Chez Mandarine Academy, nous proposons des portails de formation en ligne composés de sessions en webconférence, en direct avec un formateur, des vidéos de cas d’usages et des tutoriels. Toutes ces ressources sont accessibles par l’utilisateur quand il le souhaite. Il se forme donc à son rythme et de manière continue.

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