L’adoption d’Office 365 : rêve vs réalité

L'adoption d'Office 365 : rêve vs réalité | Mandarine Academy

Lorsqu’il s’agit de logiciels d’entreprise, il y a souvent un fossé entre le scénario d’utilisation idéal des logiciels et la réalité que vous vivez lorsque vous les utilisez. Microsoft Office 365 fournit une large gamme d’outils, tout en promettant une communication et une collaboration  » à tout moment et en tout lieu « . Cependant, malgré le fait que la suite d’outils incluse dans Office 365 est extrêmement performante, de nombreuses organisations luttent encore pour que leurs employés puissent en faire bon usage.

Rêve vs Réalité

Selon l’analyste Forrester, Office 365 peut vous donner un ROI de 162% en trois ans. Lorsqu’une organisation utilise pleinement Office 365, elle en retire d’énormes bénéfices, ce qui lui permet d’économiser des sommes d’argent considérables tout en augmentant la productivité de ses employés. Cependant, les réalités de l’utilisation d’Office 365 peuvent souvent être quelque peu décevantes. Une étude réalisée en 2016 par Skyhigh Networks, une société de conseil en sécurité dans le Cloud, a révélé que l’utilisation de nombreuses applications Office 365 est nettement inférieure à ce qui serait nécessaire pour atteindre les niveaux de retour sur investissement annoncé par Forrester. Par exemple, dans les entreprises de plus de 100 employés, seuls 18,6 % du personnel utilisent régulièrement OneDrive, 10,1 % utilisent Skype, et seulement 1,2 % utilisent activement Yammer.

Comme dans le cas de nombreuses technologies d’entreprise, il semble y avoir un fossé entre ce qui est possible et ce qui se passe réellement. Pour illustrer ce problème, nous avons imaginé un scénario » idéal  » pour un déploiement Office 365.

Le rêve 

Une fois migrés vers le cloud, vos employés deviennent immédiatement plus productifs, efficaces et collaboratifs, avec des taux d’engagement du personnel qui explosent. Office 365 permet soudainement aux employés de communiquer et collaborer facilement. Yammer donne à chacun un profil personnel, permettant à chaque salarié d’interagir de façon fluide. Le matin, Delve devient la priorité de tout le monde et fait apparaître un contenu intéressant et pertinent dans l’ensemble de l’entreprise. Office 365 Video devient l’outil puissant pour communiquer l’actualité de l’entreprise.

En quelques semaines, le personnel teste spontanément de nouveaux outils d’Office 365, en mettant en place leurs propres projets dans Microsoft Teams, et en utilisant Office 365 Groups pour collaborer. De plus, les versions mobiles d’Office 365 permettent au personnel de se connecter où qu’il se trouve, ce qui accélère les flux de travail et permet aux employés de travailler de manière plus flexible et productive.

Cette vision d’Office 365 est possible. Malheureusement, pour la plupart des organisations, leur investissement ne fonctionne pas toujours comme ça…

La réalité

La majorité des utilisateurs se connectent uniquement à Office 365 pour faire trois choses. Trois choses, qu’ils avaient l’habitude de faire avec les logiciels qu’ils utilisaient précédemment : consulter ses e-mails dans Outlook, consulter son calendrier et télécharger des documents vers SharePoint. Un ou deux employés vont plus loin et installe Office 365 sur leur smartphone, et certains utiliseront la version en ligne pour travailler à domicile. Cependant, la grande majorité des outils d’Office 365 proposés dans le portail sont sous-utilisés, voir complètement inutilisés.

Est-ce vraiment un problème ? Il y a toujours eu un décalage entre les premiers utilisateurs des nouvelles technologies et la majorité des utilisateurs des entreprises. Bien que certains des chiffres mentionnés ci-dessus puissent être décourageants, il faut souvent du temps pour que le personnel commence à utiliser l’ensemble de la suite Office 365. Cependant, Office 365 est déployé en tant que service d’abonnement. Les organisations paient des frais mensuels pour utiliser cette technologie, et il peut donc être frustrant (sans parler du coût) si le personnel n’utilise tout simplement pas une grande partie de ce pour quoi vous payez. De plus, si le personnel n’utilise pas pleinement Office 365, vous manquez les avantages promis. Certaines organisations constatent réellement une augmentation significative de la productivité et d’autres avantages majeurs lorsqu’elles migrent vers le Cloud.

Alors, pourquoi les employés n’utilisent-ils pas Office 365 ? Les employés qui ne comprennent pas la nouvelle technologie, ou ne comprennent pas pourquoi elle est imposée, ont tendance à la rejeter. De nombreux employés utilisent les mêmes outils depuis des années et ont leurs propres habitudes. L’introduction de nouveaux logiciels peut bouleverser leurs habitudes établies de longue date. Les organisations n’incitent pas les utilisateurs à changer. La façon dont la technologie est déployée laisse souvent beaucoup à désirer. Des plans trop complexes et détaillés entraînent de la confusion, l’information sur le nouvel outil n’est pas diffusée correctement, ou la technologie est simplement  » jetée  » sur le personnel sans autre explication. Tout cela entraîne alors une résistance au changement des salariés.

Pour en savoir plus sur la résistance au changement, consultez notre article dédié à ce sujet ici.

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