Quelles actions pour une adoption des outils Office 365 réussie ?

Quelles actions pour une adoption des outils Office 365 réussie ?

La récurrence est certainement un des plus gros challenges lorsque l’on parle d’adoption des utilisateurs. En effet, lorsque vous décidez de changer d’outils bureautiques, vous optez certainement pour des outils qui aideront l’adoption des utilisateurs, tels que des vidéos tutoriels, des aide-mémoires, des formations…vous planifiez comment les outils seront utilisés, et comment les implémenter au sein de l’entreprise.

L’achat d’outils de formation est-elle la solution ?

Prenons un exemple, si vous souhaitez faire adopter les outils Office 365 à vos collaborateurs, vous allez acheter des formations dédiées à Office 365. Communément, les formes de formations pour des outils tels que Office 365 incluent généralement :

  • Des vidéos : très souvent de courte durée – de 30s à 5 minutes maximum – des vidéos expliquant des fonctionnalités. Par exemple, comment se connecter à Office 365, comment partager un document, comment co-éditer un document, et bien d’autre.
  • Des vidéos expliquant un concept : par exemple des vidéos sur comment utiliser les applications Office 365 dans différentes situations du quotidien.
  • Un portail de formation permettant d’accéder à l’ensemble des ressources rapidement et facilement.

Bien sûr, juste les acheter n’apporte rien. Après l’achat d’outils de formation, il faudra faire en sorte que les utilisateurs les utilisent. En fait, vous allez probablement devoir créer un plan d’adoption qui justifiera l’achat de ces outils de formation auprès des utilisateurs finaux.

Sensibilisation et pertinence

Pour faire adhérer les utilisateurs à utiliser Office 365, il faut les sensibiliser et faire connaître le produit, ici Office 365, dans l’entreprise. Que ce soit par affichage dans les locaux ou par newsletter, par exemple, il est important de faire passer les bons messages. Expliquer les raisons de ce changement d’outils, les bénéfices qu’ils apporteront, informer des dates importantes (migration, début des formations…), pourquoi la formation, et pourquoi ce format de formation. Nous parlions de récurrence au début de cette article, c’est à ce moment qu’elle est la plus importante. En effet, les utilisateurs seront certainement résistants au début et penseront que ce n’est pas pour eux. Mais, c’est à force de répétition que leur avis changera. Par exemple, ils penseront peut-être que les vidéos sur OneNote ne leur serviront à rien jusqu’au moment où vous allez en parler à travers, une newsletter ou une réunion, qui leur expliquera l’intérêt du produit dans leur quotidien. Ils commenceront ainsi à s’y intéresser et peut-être même à l’utiliser.

Un autre élément clé pour s’assurer que la formation que vous achetez soit utilisée, elle doit être pertinente pour les utilisateurs. Chaque profil doit pouvoir s’y retrouver. Hormis si vous êtes une startup, votre entreprise est composée de services différents qui n’ont pas les mêmes besoins. Cela signifie qu’il faudra segmenter votre population d’utilisateurs en personas. Un persona représentant un groupe d’utilisateurs ayant des besoins et des manières de travailler similaires. Par exemple, un chef de projet aura à créer des rendez-vous et à suivre des tâches via Outlook et Planner alors qu’un manager aura à relayer de l’information avec ses collaborateurs via Teams. Cela aidera à comprendre quel métier à besoin de quels outils, ce qui vous permettra de donner accès aux bons outils à chaque persona et ainsi éviter de donner accès à des outils inutiles et perturber l’utilisateurs. Il en sera donc de même pour la formation. En ciblant les bons outils, la formation ne sera que bénéfique et mieux perçues car elle répondra exactement aux besoins métier de chaque utilisateur.

Quels outils pour une adoption réussie ?

Une fois que vous avez identifié les personas au sein de votre entreprise, vous pouvez alors mettre en place des actions pour aider l’adoption. Notamment en ciblant chaque persona avec la bonne communication.

  • L’email : vous pouvez utiliser les emails pour communiquer sur un sujet de formation particulier avec un persona en particulier. Cela vous permettra en plus de tracker les ouvertures et les clics. En ciblant l’audience de vos emails avec le bon message personnalisé, vous pouvez facilement atteindre les 20% d’ouverture. N’oubliez pas d’inclure des liens, des images ou encore des témoignages pour rendre les newsletters attractives.
  • Les supports imprimés : que ce soit des affiches, des flyers, ou des brochures. Créer des contenus spécifiques et les distribuer aux bonnes personnes servira de rappel permanent ; Imaginons par exemple, un flyer distribué aux chefs de projets comportant un rappel de la plateforme de formation, où la trouver et quoi y trouver, en ciblant les outils utiliser comme Project.
  • Les supports numériques : En considérant que dans chaque service, un support numérique y soit installé, faire tourner une vidéo expliquant la plateforme de formation est un très bon moyen de rappeler que la plateforme est accessible.
  • Les évènements en direct : que ce soit des webinars ou de courtes réunions autour d’un repas, vous pouvez avec ce format cibler des personas en les invitant, pour expliquer le but de la formation et en laissant la parole à tous pour les questions.
  • Les champions du changement : identifiez les personnes qui seront vos champions. Les personnes qui adopteront rapidement les outils et la formation. Ceux qui seront le plus à même d’influencer les autres collaborateurs sur les avantages qu’il en a eu de suivre la formation
  • La personnalisation : la personnalisation de la plateforme est indispensable afin de permettre aux utilisateurs d’avoir accès à une expérience unique en fonction de leurs besoins. Cette personnalisation peut se faire au niveau graphique mais également au niveau des contenus.

Pour résumer, lorsque vous achetez des supports de formation pour faciliter l’adoption des utilisateurs, celle-ci est certes indispensable mais vous aurez besoin de planifier comment l’utilisateur final va utiliser la formation. La meilleure façon de le faire est en s’assurant que la formation correspond à ses besoins. Pour permettre cela, il faudra réfléchir sur les habitudes de chaque métier et leur travail au quotidien. C’est en identifiant les personnas et en utilisant leurs besoins que les efforts de communication qui devront être récurrents et pertinents, donneront des résultats. Soyez sûr de tracker le comportement des utilisateurs pour savoir si vos campagnes et votre ciblage est efficace.